業務の見える化と改善を実現するための フロー図作成ガイド

業務フロー図とは、業務の工程やタスクを時系列で示し、解説したチャートのことです。業務フロー図を作成することで業務の流れや部署間の連携を視覚的に確認しやすくなるため、業務の見える化や業務改善を実現しながら、社内の業務研修にも役立てることができます。

目次
業務の可視化の重要性
業務フロー図の作り方
わかりやすいフロー図作成のポイント
外部委託という選択肢
業務フロー図の保守・管理方法
業務の見える化を実現するフロー図作成とは

業務の可視化の重要性

業務フロー図を作成することの大きなメリットとして、業務が「可視化」される点が挙げられます。では、業務課題を抱える企業にとって、「業務の可視化」が重要と言われるのはなぜでしょうか。

業務効率の向上

毎日同じ業務を行っていると、担当者は徐々に業務に慣れて習熟し、たとえ業務上のムダやムラがあった場合にも気付きにくくなります。そこで、第三者が業務を体系的に整理してフロー図に示すことで、業務の流れが一目で把握できるようになり、ムダ・ムラに気付くきっかけとなるでしょう。業務を可視化することは、業務効率を向上させるための第一歩になります。

課題の洗い出し

業務を可視化することで、業務のどの部分に問題があるのか、どこで改善が必要なのかが明確になります。ムダ・ムラの把握はもちろん、いつ・どこで・誰が行っている業務なのかが明確になるため、担当者に関する課題、部署間の連携の課題、実施タイミングに関する課題など、さまざまな問題点を特定しやすくなり、早期の対策が可能です。

業務プロセスの改善

洗い出した課題をひとつずつ解消することで、より効率的な業務プロセスを設計することができます。これにより、業務の質を向上させると同時に、業務スピードの向上も実現します。

情報共有の促進

業務を可視化することで、関係者全員が同じ情報を共有して業務を把握できるようになります。これにより、コミュニケーションのズレを防ぎ、全体として業務の一貫性を保つことができます。また、担当者変更時の引継ぎや新入社員研修時の研修アイテムとしても業務フロー図を活用することができます。

業務フロー図の作り方

業務フロー図は以下の流れで作成します。

Step1：目的・目標を明確にする

業務フロー図を作成する前に、まずその目的と目標を明確にすることが重要です。何を達成したいのか、その目的・目標によってフロー図の内容や解説方法が変わってきます。
たとえば、業務の時間短縮を図りたいのであれば、各詳細タスクと所要時間を明確に洗い出す必要があります。また、新人向けの研修アイテムとして準備したいのであれば、専門的な用語は避けて、視覚的にわかりやすいフロー図にする必要があります。

Step2：対象業務を調査・整理する

フロー図に含める業務を詳細に調査、整理します。既存資料や業務担当者への取材・ヒアリングにより、情報を収集します。

1. タスクを洗い出す
2. タスクを分類する
3. タスクを時系列に並べる

以上の流れで対象業務を整理しておくと、フロー図の作成がスムーズに進みます。

Step3：フロー図のフォーマットを決める

業務フロー図の基本的なフォーマットを決定します。フロー図に盛り込む情報を取り決めた上で、使用するシンボルや記号、色分けなどを統一し、視覚的にわかりやすいデザインを心がけます。色数は少なくシンプルに、タスクや解説の文字数は少なくすることをおすすめします。

Step4：フロー図を作成する

準備したフォーマットを使って、業務フロー図を作成します。業務の順序や関連性を明確にし、誰がどの作業を行うかを一目で理解できるようにします。作成したフロー図は、関係者にも回覧することで、思わぬ誤解やミスを解消しておきましょう。

Step5：運用・改善する

作成した業務フロー図を業務で運用し、定期的に改善を行います。実際に運用してみると、「もっとこうしたい」「ここがわかりにくい」などの意見が出てくるものです。業務の変化に応じてフロー図を更新し、常に最新の状態を保ちながら、よりわかりやすいフロー図に更新していくことが重要です。

わかりやすいフロー図作成のポイント

わかりやすい業務フロー図とは、どのように作成するのでしょうか。

業務の抜け漏れをなくす

業務フロー図を作成する際はすべてのタスクを洗い出し、抜け漏れがないようにすることが重要です。作成する前に、関係者も含めて抜け漏れがないか確認しておきましょう。

業務の作業レベルを揃える

解説する作業レベルが均一であることも大切です。細かすぎる説明や曖昧な表現を避け、情報の粒度を統一することで、フロー図がよりわかりやすく活用しやすいものになります。

担当者間の連携を明確にする

部署間、担当者間での業務連携が発生する場合には、役割分担や連携のタイミング、連携手段やアイテムを明確にします。複数担当者が並行して動く業務の場合には、スイムレーンによる表現が有効です。
※参考：スイムレーンとは

1ページに収めて見やすくする

業務フロー図を1ページに収めることで、全体の流れが一目で把握できるようになります。業務全体のフロー図と、個別業務ごとの詳細フロー図を分けて構成するなどの工夫も必要です。

業務マニュアルと連携する

業務フロー図と業務マニュアルを連携させることで、社員が業務をより理解しやすくなります。業務マニュアルの一部としてフロー図を組み込むことで、全体の流れを確認してから個別業務の手順やルールを確認できるようになり、便利です。

外部委託という選択肢

社内での業務フロー図作成が難しい場合は、外部の専門業者へ委託するという選択肢があります。

外注のメリットとデメリット

業務フロー図の作成を外注するメリットは、専門知識を持つプロフェッショナルによる高品質な成果物が期待できる点です。一方で、コストがかかることや、自社の業務に関する知識不足からくるコミュニケーションの問題がデメリットとなります。

外注先の選び方

業務フロー図の作成を委託できる外注先としては、フリーの個人事業主からドキュメント制作会社、業務改善も請け負うコンサルティング会社まで、さまざまな選択肢があります。求めるフロー図の品質レベルに応じて選択することがまず大切ですが、過去の実績や信頼性、業務理解度、コストパフォーマンスなどについても確認しておきましょう。

契約内容と納期の管理

外注との契約にあたって、委託する業務範囲や納期を明確にしておくことが重要です。明確な納期設定と成果物の品質に関する基準を契約書に盛り込むことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

コミュニケーションの重要性

社外での作業になるため、委託先とのコミュニケーションを密に取り合うことが成功の鍵です。定期的な進捗報告やフィードバックを通じて、プロジェクトが計画どおりに進行しているか確認しましょう。

業務フロー図の保守・管理方法

社内での共有とレビュー

業務フロー図は社内で常に共有し、定期的にレビューを行うことが必要です。これにより、業務の変更に迅速に対応し、フロー図を最新の状態に保つことができます。

定期的な見直しと改善

業務環境やプロセスの変化に応じて、フロー図を定期的に見直し、必要に応じて改善を行います。これにより、常に効率的で効果的な業務フローを維持することが可能です。

業務の見える化を実現するフロー図作成とは

いかがだったでしょうか。業務の見える化を実現する業務フロー図の作成方法を紹介しました。わかりやすいフロー図作成のポイントや外部委託の選択肢についてもご理解いただけたと思います。
業務フロー図の整備は、業務の可視化を実現するとともに、業務効率化・改善や社員育成の充実にもつながり、企業にとってメリットの大きなプロジェクトになります。この機会に、ぜひ業務フロー図を整備してみてください。
フィンテックスでは、業務フロー図も含めた業務マニュアル作成に対応しているほか、業務の洗い出しや体系整理、自社内でマニュアル作成を行う場合のコンサルティングも承ります。
お困りの際にはぜひお問い合わせください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。