マニュアル作成ツールとは？おすすめのツール10選も紹介！

社内の業務マニュアルを整備する必要が生じた場合や、新製品・サービスの開発・リリースに合わせて操作マニュアルを準備する必要が生じた場合に、どのように取り組むべきか悩んでいる方も多いでしょう。

特に、マニュアル作成の経験が少ない場合や社内のリソースが不足している場合には、効率的にマニュアルを作成できる「ツール」が役立ちます。

この記事では、マニュアル作成ツールの概要やメリット・デメリットを解説するとともに、おすすめのツールも紹介します。さらに、ツール導入では解決できない課題が残る場合におすすめの「マニュアル作成代行サービス」についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

目次
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールでできること
マニュアル作成でツールを使うメリット
マニュアル作成でツールを使うデメリット
マニュアル作成のおすすめツール10選
ツールを用いたマニュアル作成にあたっての留意点
マニュアル作成の工数を削減したいなら作成代行サービスがおすすめ！
まとめ

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、マニュアルや手順書を効率的に作成するためのソフトウェアやクラウドサービスのことです。ツールを活用することで、時間を節約しながら統一感のあるマニュアルを作成できます。マニュアル作成ツールにはさまざまなタイプがあり、自社の業務や目的に合ったツールを選ぶことが重要です。

以下に主なツールの種類を紹介します。

1．Office系アプリケーション
WordやPowerPointなどのOffice系アプリケーションを使ってマニュアルを作成します。操作が簡単で多くの企業で使用されているため、導入のハードルが最も低いツールです。

2．CMS（コンテンツ管理システム）
Webベースでコンテンツを管理・公開できるツールです。企業内で利用されるマニュアルやドキュメントをオンラインで管理し、社内全員がアクセスできるようにします。

3．デザイン・レイアウト専用ツール
InDesignやFrameMakerなど、デザインやレイアウトに特化したツールは、印刷物など見た目にこだわるマニュアルを作成するのに適しています。

4．動画作成ツール
マニュアル作成に限らず、動画作成・編集ができるツールはその種類も数も豊富です。動画やアニメーションを活用して、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。

5．ナレッジ管理ツール
社内のナレッジやノウハウを一元管理し、マニュアルとしても活用できるツールです。検索機能が充実しており、情報共有がしやすい点が特徴です。

作成するマニュアルの種類や管理・運用の要件によって、ツールに求める機能も変わってくるでしょう。各ツールの特徴を理解し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが成功の鍵となります。

マニュアル作成ツールでできること

マニュアル作成ツールは、効率的にマニュアルを作成するための便利なツールです。以下に、マニュアルツールが持つ機能の代表的な事例を紹介します。

1．テンプレートを使って簡単作成
ツールに実装されたテンプレートを活用することで、レイアウトやデザインが整ったマニュアルを素早く作成できます。自社のマニュアルに適したテンプレートがあれば、すぐに作成を進められます。

2．画像や動画を埋め込める
文章だけでは伝えづらい内容も、画像や動画を入れることでわかりやすく説明できます。特に、難解なシステム操作の手順説明などには操作動画が役立ちます。

3．リアルタイムで共同編集
クラウド型のCMSを使えば、複数のメンバーが同時にマニュアルを編集できます。役割分担をしながら作業を同時進行できるので、作業がスムーズです。

4．検索機能で簡単に情報を探せる
マニュアルの分量（ファイル数、ページ数）が多い場合には、大量のマニュアルの中から必要な情報を検索機能で簡単に探せます。

5．変更履歴の追跡とバージョン管理
誰がいつ何を修正したのか、変更履歴を残すことができます。トラブルが発生した際には以前のバージョンに戻すこともできます。

6．多言語対応
ツールによっては、マニュアルの多言語化に対応したツールもあります。グローバルな企業や多国籍チームでも活躍します。

7．アクセス権限の設定
マニュアルごとに管理権限、編集権限、閲覧権限など、ユーザーごとのアクセス権限を設定しておけば、セキュリティも保ちながらマニュアルを管理できます。

8．モバイル対応
スマホやタブレットからもマニュアルを閲覧できるため、現場でも簡単に確認できます。

このように、マニュアル作成ツールにはさまざまな機能・種類があり、マニュアル作成をサポートしてくれます。各ツールの特徴を理解して、自社にぴったりなツールを選んでみてください。

マニュアル作成でツールを使うメリット

マニュアル作成ツールを活用すると、マニュアル作成・管理業務に大きなメリットがあります。

メリット➀作業効率を向上させられる

ツールの機能によって、マニュアルの作成業務を効率化できます。例えば、ツールに実装されたテンプレートを活用すれば、事前のレイアウト・デザイン作業は不要となり、見た目も整ったマニュアルを短期間で仕上げることが可能です。また、クラウド型ツールの場合は複数担当者が同時に作業できるため、効率的に作業を進められます。

メリット②クオリティを上げられる

ツールを活用することで、統一感のあるマニュアルを作成できます。また、特に画像や動画を効果的に組み込むことで視覚的にもわかりやすいマニュアルとなり、ユーザー理解の向上にもつながります。

メリット③最新データの管理・共有がしやすい

CMSなどクラウド型のツールを使えば、マニュアルの作成・閲覧・更新を一括管理することができ、常に最新のマニュアルをリアルタイムでユーザーに提供することができます。必要に応じてアクセス権限を設定しておけば、セキュリティ面も安心です。

メリット④更新作業を行いやすくなる

マニュアルは一度作成したら終わりではなく、継続して更新していく必要があります。ツールを使うことで、変更履歴の管理や新しいバージョンの反映が容易になり、常に最新の状態を保つことができます。

マニュアル作成でツールを使うデメリット

マニュアル作成ツールには便利な機能が多くありますが、デメリットもいくつかあります。

デメリット➀ランニングコストがかかる場合がある

クラウド型のツールやサブスクリプション型のツールを導入するには、月額費用やライセンス料が必要になる場合があります。自社のニーズに合わせた独自のマニュアル作成・管理システムを開発する場合には、相応の期間とコストが必要になるでしょう。自社の予算に合わせて導入を検討することが重要です。

デメリット②導入目的との親和性によっては効果を発揮できない

マニュアル作成ツールを導入する「目的」は何でしょうか。社内のマニュアル作成に関する工数を減らすこと、でしょうか。より良いマニュアルを作成するため、でしょうか。ツール選定の前に、いま一度その目的に立ち返ってみましょう。
せっかくコストを投じるのであれば、その「目的」を必ず果たすためのツールを導入できるように、十分な検討が必要です。

マニュアル作成のおすすめツール10選

ここでは、さまざまな用途に応じたおすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。

Office系アプリ（Word、PowerPoint）

手軽にマニュアル作成ができるツールとして、多くの企業で利用されています。
Wordは文章作成に適しており、段落や見出し、箇条書きなどを使って構造化されたマニュアルを作成できます。画像や表組を挿入する機能も豊富です。
PowerPointは、視覚的にわかりやすいスライド形式のマニュアル作成に向いており、図解や画像を多用した文書に適しています。
Office系アプリはすでに多くの企業で導入されているため、追加のコストをかけずに社内でも共有・更新作業ができることから、当社でも最も使用実績の多いツールです。

Adobe系アプリ（InDesign、FrameMaker、Premiere）

専門のオペレーターが使用する、マニュアル作成に適した高機能なツールです。
InDesignは、書籍などのレイアウトやデザインに特化しており、印刷を想定したマニュアル、複雑なレイアウトや見た目にこだわるマニュアルの作成におすすめです。
FrameMakerは、ページ数が多い技術文書や長文の業務マニュアルを効率的に作成・管理するためのツールで、大規模なマニュアルに最適です。
Premiereは動画編集ソフトで、動画を使ったマニュアルやチュートリアルを作成・編集する際に便利です。

Dojo

業務手順や操作マニュアルを自動で作成できるツールです。システム等の画面操作を記録し、その手順に基づいてマニュアルを自動生成できるため、短時間で正確な手順書を作成することができます。画像や動画を使って視覚的にわかりやすいマニュアルを作成でき、新入社員の教育や業務の標準化にも役立ちます。シンプルな操作で効率的にマニュアル作成ができるため、特にITツールのマニュアルやトレーニング資料に最適です。

Zendesk

カスタマーサポートツールとして知られていますが、FAQやヘルプセンターなどのマニュアル作成にも優れた機能を持っています。Zendeskを使えば、ナレッジベースやFAQ形式で簡単にわかりやすいマニュアルを作成し、顧客や社内のスタッフに共有できます。検索機能やタグ付けが充実しており、必要な情報をすぐに見つけられるのが特徴です。特に、サポート業務に関わる手順書やガイドの作成に適しています。

i-Share DX

手順書や業務マニュアルをクラウド上で効率的に作成・管理できるツールです。使いやすいインターフェースで、業務フローを整理しながら手順書を作成できるため、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成することができます。また、リアルタイムでの更新や共有が可能なため、常に最新の情報を関係者に提供できます。特に業務効率化や情報共有が求められる現場で活躍し、チーム全体の生産性向上に貢献するツールです。

WordPress

主にWebサイト構築やブログに使われるツールですが、マニュアル作成にも適しています。プラグインやテーマを利用することで、業務マニュアルや手順書を簡単に作成・公開できます。ユーザーにとって使いやすいインターフェースで、文書の編集や画像・動画の挿入も容易です。また、公開後のマニュアルも簡単に更新できるため、最新の情報を社内外に提供しやすいのが特徴です。

クラウドック

フィンテックスが独自に開発したマニュアル作成専用ツールです。
マニュアルに特化したテンプレートを複数実装しており、希望のテンプレートを選択することで、クラウド上にマニュアルを簡単に作成することが可能です。マニュアルの作成・閲覧・更新を一括して管理することができます。目次設定、検索機能、印刷機能などマニュアルの基本機能のほか、バージョン管理機能やアクセス権限の設定もあり、セキュリティを保ちながら効率的にマニュアルを運用できます。

KAIZEN FARM

株式会社シイエム・シイが提供する、業務の改善や標準化を目的としたマニュアル作成ツールです。簡単な操作で業務手順や作業フローを可視化し、マニュアル化することができます。特に、業務プロセスの改善を進めながら、その手順をまとめるのに適しており、作業の効率化やミスの防止に役立ちます。リアルタイムでの編集や共有機能が充実しているため、チーム内での情報共有がスムーズに行えるほか、改善活動とマニュアル作成を一体的に進めることが可能です。

Teachme Biz

株式会社スタディストが提供する、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるクラウドベースのツールです。テキスト、画像、動画を使って視覚的に理解しやすい手順書を作成でき、操作が直感的であるため、ITスキルが少ない人でも使いやすいのが特徴です。手順ごとの画像や動画をステップ形式で並べることができ、新入社員のトレーニングや業務フローの標準化に役立ちます。さらに、リアルタイムでの共有や更新が可能で、社内外の関係者に迅速に最新のマニュアルを提供できます。

tebiki

Tebiki株式会社が提供する、動画を活用したマニュアル作成に特化したツールです。現場での作業手順や操作方法を動画で記録し、簡単にわかりやすいマニュアルを作成することができます。特に、動作や実務が必要な業務手順を視覚的に伝えるのに優れており、従業員の教育や現場でのトレーニングに最適です。動画にテキストや図解を追加する機能もあり、具体的な作業内容を詳細に説明できます。直感的な操作で、現場でもスマートフォンを使って手軽に動画マニュアルを作成・共有できる点が魅力です。

ツールを用いたマニュアル作成にあたっての留意点

ツールを使ってマニュアルを作成する際には、以下の点に注意しましょう。特に、ツールの選定や運用方法に関しては事前に十分な準備が必要です。

l  ツールの選定

自社の目的や業務内容に合ったツールを選ぶことが重要です。導入後に「使いづらい」や「機能が過剰」と感じることがないように、事前に複数のツールを比較検討することがポイントです。試用期間を設けて実際に操作してみることで、自分たちのニーズに最適なツールを選定できるでしょう。

• マニュアルの種類（紙、PDF、Web、動画…）に合っていること
• 社内メンバーで作成・更新できる操作レベルであること
• 過剰な機能・性能ではないこと

l  運用体制の整備

ツールを導入した後は、ツールの操作に習熟するための研修を設定したりトライアル素材を準備したりして、スムーズに運用できる体制を整えましょう。特に、マニュアルの更新フローや役割分担を明確にすることが大切です。

l  ツールのメンテナンス

導入後も、ツールのアップデートや機能追加に伴うメンテナンスが必要になることがあります。定期的にツールの状態をチェックし、必要に応じてサポートサービスを利用することを検討しましょう。

マニュアル作成の工数を削減したいなら作成代行サービスがおすすめ！

もし「ツールを使いこなせない」「ツールを使っても作成する時間がない」「もっと効果的なマニュアルを作成したい」と感じたら、マニュアル作成代行サービスの利用を検討してみてください。代行サービスを利用することで、担当者の業務負荷は軽減しながら、一定期間で高品質なマニュアルを作成することができます。

マニュアル作成代行サービスを利用するメリットについて詳しく説明します。

1. プロフェッショナルな仕上がり
マニュアル作成代行サービスは、専門の制作会社が個別のマニュアルに対して最適なマニュアルを提案・作成してくれるので、本当に自社で役に立つ高品質なマニュアルを、一定期間で完成させることができます。

2. リソースの節約
マニュアル作成には多くの時間と労力が必要です。多くの企業では、マニュアルの担当者が本業を持ちながら空いた時間でマニュアル作成を行うことが一般的です。代行サービスを利用することで社員の負担を軽減し、本来の業務に集中する時間を確保できます。

3. 柔軟な対応
業務内容や納期に合わせた柔軟な対応が可能です。また、型にはまらない自由な構成・レイアウトを採用した、自社こだわりのマニュアルを作成することもできます。

4. 継続的なサポート
代行サービスを利用すると、マニュアルの作成だけでなく、将来的な更新やメンテナンスのサポートも受けられます。（オプション契約による）製品やサービスのアップデート、業務フローの変化や更新に応じてスムーズにマニュアルを更新するためのフローを定めておけば、常に最新の状態でマニュアルを提供できます。

まとめ

マニュアル作成ツールには、手間をかけずに統一感のあるマニュアルを作成するために便利な機能が多く実装されています。しかし、ツールの導入では解決できない課題（リソースの不足、品質の課題、ランニングコスト）がある場合には、「マニュアル作成代行サービスを活用する」という選択肢があります。

マニュアル作成代行サービスを利用すれば、一定期間で高品質なマニュアルを作成し、リソースを節約しながら業務効率を最大限に引き出すことが可能です。自社の状況に合わせた最適な解決策を見つけてください。

「マニュアル作成代行サービス」が気になる方は、ぜひお気軽にフィンテックスへご相談ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。