押さえておきたい！PowerPointでマニュアル作成する際のポイント

マニュアルを作るときに、使い慣れたWordやExcel、PowerPointで作成してみようという方は多いのではないでしょうか。どのソフトウェアでもマニュアルを作成できますが、マニュアルの種類によって適したソフトウェアが異なります。
この記事では、PowerPointでマニュアル作成をする際に、押さえておきたいポイントやメリット・デメリットを解説します。

目次
マニュアル作成の基本手順
PowerPointで作成するメリット
PowerPointで作成するデメリット
PowerPointを使ったマニュアル作成のポイント
マニュアル作成を外注する際のポイント
質の高いマニュアルを作成するために

マニュアル作成の基本手順

まずは、マニュアルを作成する際の基本手順を押さえておきましょう。

目的と対象読者を明確にする

最初に、「どのような目的で、誰のためにマニュアルを作成するのか」を考えておきましょう。

マニュアル作成では、すべて網羅しようと記述を増やしてしまいがちですが、初心者の教育をしたいのか、社内知識の共有をしたいのか、目的によって記載する内容もさまざまです。

また、対象読者によって、どの程度の知識や経験があるのかも異なります。マニュアル読者の水準に合わせることで、マニュアルで解説する範囲や情報の粒度も変わってくることを押さえておきましょう。

目次構成を決める

次に、目次構成を決めましょう。目次であらかじめ記載する内容を大まかに決めておくと、全体の流れも把握でき、よりわかりやすいマニュアルが作成できます。

PowerPointで作成する場合は、章ごとやセクションごとにスライドを分けながら、各章・セクションのスライド数まで決めておくと、スムーズにマニュアルの執筆に入れます。また、1分冊が50ページ以上になる場合には、ファイルを分けることをお勧めします。

マニュアルの中身を執筆する

準備ができたら、いよいよマニュアルを執筆します。文章は簡潔に読みやすくし、マニュアル読者の水準に合わせた表現を心がけましょう。また、1枚のスライドに情報を詰め込みすぎないように、余白を意識すると良いでしょう。

図解やイラスト・写真を追加する

文章で説明するのが難しい場合でも、PowerPointなら、簡単に図やイラスト・写真を挿入して説明することができます。図やイラスト・写真を活用することで、マニュアルの内容にメリハリがついて読みやすくなります。

運用・改善を繰り返す

マニュアルが完成したら、実際に運用してみてフィードバックを収集し、問題点を改善しましょう。定期的に内容の更新や改善を行うことで、最新の状態が維持され、より有用なマニュアルにつながります。

PowerPointで作成するメリット

ここからは、PowerPointでマニュアル作成するメリットをお伝えします。

コストがかからない

PowerPointは多くの企業で導入されているので、新たにソフトを導入する必要がなく、コストをかけずにマニュアル作成を始められます。

誰でも手軽に使用できる

PowerPointは操作がシンプルなので誰でも使いやすく、特別な技術が必要ないのもメリットです。

図解を入れやすい

PowerPointは図やグラフの挿入が簡単にできるので、視覚的に理解しやすいマニュアルが作成できます。

レイアウト・デザインの自由度が高い

スライドごとに自由にレイアウトを設定できるので、デザインの幅が広がります。テンプレートを使って基本的なマニュアルを作成したり、独自のデザインを使用して企業のブランドイメージに沿ったマニュアルを作成したりすることもできます。

ページの追加・削除がしやすい

PowerPointでマニュアル作成をする場合、スライド単位で情報がまとまっているので、ページの追加・削除も簡単です。内容の更新や修正が手早く行えます。

PowerPointで作成するデメリット

一方で、PowerPointでマニュアル作成する際のデメリットもあるので確認しておきましょう。

ページ数の多いマニュアルの作成は不向き

スライド単位でページがまとまる反面、文字があふれた場合も自動で次のページが生成されないので、自分でページ内の情報を調整してレイアウトし直す必要があります。マニュアルは修正や改訂が必要なので、ページ数が多いほど負担がかかります。

文書内の相互リンク管理・更新が難しい

PowerPointにはスライド番号を指定してリンクを張るハイパーリンク機能がありますが、ページ数の増減によってスライド番号がずれる度に、記載されたスライド番号を手動で変更しなくてはなりません。また、目次は自動生成されないため、こちらも手動で作成する必要があります。

レイアウトの統一・調整が難しい

レイアウトの調整を手動で行う必要があるので、ページごとにデザインのばらつきが出てしまう恐れがあります。テンプレートを使うことで、統一感を持たせ、作業負担を減らす工夫も必要です。

共同編集が難しい

ファイルサーバー上に保管して、同一ファイルを複数人で開いて同時に編集することはできません。OneDriveやGoogleドライブなどの共有ストレージを使用する必要があります。

また、PowerPointには直接的な変更履歴機能がなく、変更箇所の確認のためには、変更前のファイルを残して比較する必要があります。このため、複数人での作成・編集には不向きともいえるでしょう。

印刷時に再現されないリスクがある

PowerPointはPCでの閲覧・プレゼンテーションを想定したソフトなので、印刷時やPDF化した際に、図解の透かしや重なり、色味などが画面上の表示とは変わってしまうことがあります。

PowerPointを使ったマニュアル作成のポイント

それでは、PowerPointを使ったマニュアル作成のポイントを押さえておきましょう。

構成を細かく決めておく

全体の流れや各章の内容を考えて、スライドごとの内容（ページ割）まで取り決めておくと、実際のマニュアル作成がスムーズになります。少ないページ数でまとまった情報提供ができるように心がけましょう。

基本のレイアウト・デザインフォーマットを決めておく

マニュアルで使用するフォントやカラー、見出しのサイズなどを事前に決めておきましょう。図解の挿入位置や解説の文字とのバランスも決めておくと、統一感が出ます。

挿入する画像の仕様を決めておく

掲載する画像のサイズ、図解の色・テイストを統一しておくと、見やすいマニュアルになります。また、画像や写真の形式や解像度をあらかじめ決めておきましょう。ファイルサイズが大きい画像を貼りこむと、PowerPointのファイルサイズが重くなってしまうので注意が必要です。

マニュアル作成を外注する際のポイント

ここまで、マニュアル作成のメリット・デメリットやポイントをお伝えしてきましたが、社内のリソースやスキルなどの問題により、自社でのマニュアル作成が進まない企業もあると思います。そんなときは「外注する」ことも選択肢に入れてみましょう。

マニュアル作成を外注するメリット

マニュアル作成を、本来の業務と並行して行う方も多いのではないでしょうか。外注することで、マニュアル担当者の負担が軽減されますし、プロの目線でクオリティーの高いマニュアルを作成してもらうことができます。

外注先の選び方とポイント

一口にマニュアル制作会社といっても、得意とする分野や実績もさまざまです。自分たちはどのようなマニュアルを求めているのか、特に重視している点などをまとめておいて、マッチする企業を探しましょう。

外注に依頼する際の注意点

マニュアル作成にかかる費用には幅があります。希望納期や、求める品質とコストのバランスを決めておくと、依頼の際もスムーズです。また、マニュアル作成はフィードバックのやり取りも重要なので、円滑にコミュニケーションができる会社を選びましょう。

進行管理と品質チェック方法

決められたスケジュールに沿って進行しているか、定期的に確認しましょう。また、制作過程でも途中版のマニュアルを社内で回覧し、修正内容を取りまとめてから、制作会社にフィードバックしましょう。「校正」の工程で、関係者にマニュアルをきちんとチェックしてもらうことで、より正確で使いやすいマニュアルにブラッシュアップしていきます。

質の高いマニュアルを作成するために

いかがでしたでしょうか。PowerPointは初期コストが低く、誰でも手軽に扱えるため、手軽にマニュアルを作成することができます。しかし、マニュアルの内容やボリュームによっては作成するのが難しい場合もあります。

当社では、お客様がどのようなマニュアルを必要としているのかを丁寧にヒアリングし、ユーザー視点に立ったマニュアル作成を心がけています。PowerPointを使用した、わかりやすく取り扱いやすいマニュアルの提案もお任せください。

マニュアル作成でお困りの際には、フィンテックスにご相談ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。