作業効率を劇的に上げる方法とマニュアル活用術

仕事をする中で「作業効率を上げたい」「無駄な時間を減らしたい」と感じたことはありませんか？

特に、ベテラン社員の残業時間が減らない原因として、業務が個人に偏ったり、社内マニュアルが整備されていなかったりすることがあげられます。

この記事では、作業効率を下げている要因とその解決方法、さらにマニュアルを活用した効率化の手法について解説します。

目次
作業効率を下げている要因とは
作業効率を上げるための効果的な方法
効率化のためのマニュアル作成法
効果的なマニュアル活用法

作業効率を下げている要因とは

作業効率を上げるためには、現在の作業に潜む効率低下の要因を明確にする必要があります。ここでは、作業効率を下げている主な要因について解説します。

業務の属人化

「属人化」とは、特定の社員にしかわからない業務が集中している状態のことをいいます。ベテラン社員に頼る業務フローが日常的になっている場合、その社員が不在のときに業務が滞りがちです。このような状況では、社員全体の作業効率が低下するだけでなく、特定の社員の負担が増え、残業時間の増加につながります。

優先順位の誤り

業務の優先順位が適切に設定されていない場合、重要ではないタスクに多くの時間を費やしてしまうため、本来優先すべき作業が遅れます。これにより、全体の業務効率が下がり、作業が計画通りに進まないことが予想されます。

マルチタスクの罠

マルチタスクと聞くと作業効率が上がりそうなイメージですが、複数の作業を同時に進めようとすると集中力が分散し、結果的にどの作業も思ったほど進まないことがあります。マルチタスクが日常的に行われている職場では、一つ一つの作業に対する注意が散漫になりやすく、全体の作業効率が低下する原因となります。

不明瞭なコミュニケーション

社内のコミュニケーションが不十分な場合、情報が正確に伝わらず、業務が滞ることがあります。業務の優先順位が共有されていない、あるいは重要な情報が誤った形で伝えられると、再確認や修正に時間がかかり、無駄な作業が発生します。

古いツールやシステムの利用

業務の効率化を図るためのツールですが、古いツールは最新のツールに比べてデータ処理の速度が遅くなる場合があります。また、基幹システムが現状の業務に合わなくなってくると、業務プロセスに合わない部分を社員が運用でカバーすることになり、作業効率を下げる原因になります。

作業効率を上げるための効果的な方法

作業効率を上げるためには、業務の進め方を見直し、効率化を妨げる要因を解決する方法を取り入れることが必要です。ここでは、作業効率を上げるために考えられる効果的な方法をいくつかご紹介します。

タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールを使うことで、業務を整理して全体の進捗を可視化し、タスクの優先順位を明確にすることができます。タスクの漏れや重複を防ぐことで、作業を効率的に進められるでしょう。

時間管理テクニックの導入

効率的な作業のためには、時間管理も重要な要素です。時間を区切って作業することで高い集中力を維持できるようになります。また、スケジュールを可視化して全体共有することで作業の無駄を減らすこともできます。

作業の棚卸と標準化

作業内容を棚卸して無駄な手順や工程がないかを洗い出し、標準的な作業の流れや内容を取り決めましょう。誰でも同じ手順で業務を進めることで、作業のスピードアップや品質の維持が期待できます。

マニュアル類の作成

標準化した業務を見える化して社内に共有するために、業務マニュアルを作成しましょう。

業務マニュアルを作成することで、作業の手順やルールを共有できるようになり、誰でも同じ水準で業務が実施できるようになります。その結果、特定の社員に業務が偏らず、作業効率を上げることができます。

また、一度マニュアルを作成しておけば、業務の引継ぎもスムーズになりますし、定期的に更新を行うことで業務の見直しや改善にも繋がります。

目標設定と成果の可視化

業務改善を進める際には具体的な目標を設定し、達成度を定期的に確認することも大切です。

目標の可視化によって、社員一人ひとりが自身の目標の進捗を確認できるようになり、成果を可視化することで社内評価もしやすくなります。

効率化のためのマニュアル作成法

お伝えしたように、効率化の方法はいくつかありますが、その中でも特に業務マニュアルの作成は重要です。業務マニュアルを適切に作成することで、社員が迷わず業務を進められるようになるだけでなく、業務の標準化にも繋がります。ここからは、効率化を目指したマニュアル作成のポイントを紹介します。

現場担当者からのヒアリング

マニュアルを作成するには、実際に業務を担当している社員からヒアリングを行い、業務の流れや重要なポイントを確認しましょう。さらに、業務が滞る要因になっている作業の流れやタスク管理、コミュニケーションなどを洗い出せば、効率化するべきポイントを把握することができるため、効率化のきっかけにすることができます。

シンプルで理解しやすい構成

活用しやすいマニュアルにするために、誰にでもわかりやすい表記や表現を心がけましょう。専門的な用語は注釈を入れて解説したり、1文が長くなりすぎいないように区切ったりすると読みやすくなります。文章のみのマニュアルより、図やフローチャートなどを取り入れた方が、ユーザーの情報理解の手助けにもなります。

また、目次から必要な情報にすぐにたどり着けるように、関連した情報はまとめて記載しましょう。頻出するキーワードは索引から検索できるように工夫することもできます。

さらに、文字のフォントや見出しの色を統一すると、見やすいレイアウトになります。文字がぎっしり詰まっていると読みにくいので、マニュアル全体を見て、適度な余白を入れるようにしましょう。

最新情報への定期的な更新

マニュアルは定期的に見直し、業務内容や使用ツールの変更など最新の情報を反映させましょう。

古い情報が掲載されたマニュアルをそのまま運用すると、誤った手順で業務が進められてしまい、確認に時間を取られて効率が下がる恐れがあります。スムーズに更新するために、あらかじめマニュアルの更新頻度や管理者を決めておくと良いでしょう。

従業員からのフィードバック収集

マニュアルが完成したら、実際に運用してみて、実際に使用した社員からのフィードバックを集めましょう。

作業効率を下げている要因にアプローチできているかだけでなく、マニュアルを読んでも解決できなかった点、追加してほしい情報などもフィードバックしてもらいましょう。

効果的なマニュアル活用法

せっかくマニュアルを作成しても、活用されなくては効果がありません。マニュアルを活用する方法を、シーン別にそれぞれ見ていきましょう。

新人研修での活用

新人教育では、教育担当の社員ごとに指導内容や手法が異なると、新入社員の混乱や不安を引き起こす原因になります。社内共通のマニュアルを使って新人研修を行うことで、指導内容が統一され、新入社員に正しい業務の進め方を提示することができます。

新入社員にとっても、マニュアルを確認しながら業務を進めることで自己解決に繋がりますし、見返して指導の予習・復習をすることができるでしょう。

チーム内での共有促進

チーム全体でマニュアルを共有することで、業務の進め方が統一され、作業効率が向上します。

特に、複数のメンバーで同じ業務に取り組む場合は、マニュアルを活用することで情報の行き違いや作業の重複を防ぐことができます。また、

共有されたマニュアルは業務の引継ぎをするときにも役立ちます。新しい担当者が迅速に業務を理解するための手助けになるので、新人教育の業務効率化にもつながるでしょう。

問題発生時の迅速な参照

業務を進めるうえでイレギュラーな事態が起こったときにも、マニュアルが役立ちます。「トラブルシューティング」「困ったときには」など、想定されるトラブルをまとめて記載しておくとスムーズな解決に繋がります。

マニュアルに記載されていないトラブルが起きた場合の、問い合わせ先を記載しておくのも良いでしょう。

自己学習とスキルアップの支援

マニュアルは、社員の自己学習やスキルアップにも役立ちます。業務に関する情報をマニュアルにまとめておけば、社員が自主的に知識を深め、新たなスキルを習得する手助けになるでしょう。

社員研修には、専用の研修マニュアルが役立ちます。インタラクティブ要素として、マニュアルにクイズ形式の動画や解説を盛り込むことで、一方的な説明になることを防ぎ、研修受講者の内容理解も深まるでしょう。研修前後に取り組めるテスト問題を添えると、自己学習のサポートになります。研修受講者が飽きないように、閑話休題として業務の豆知識などをコラムで面白く紹介することもできます。

まとめ

業務の作業効率化を図るには、まず、現状の作業を棚卸して可視化することが大切です。

さらに業務マニュアルを作成すれば、業務の属人化を防ぐだけでなく、業務内容や手順を標準化しながら、正しい業務内容を社内で共有できるので、より効率化を促進することができます。

当社では、業務マニュアル作成前の、業務棚卸、業務の見える化、業務の体系整理にも対応しています。業務マニュアル作成を通して、業務作業の効率化を目指してみませんか。作業効率を上げるためのマニュアル作成でお困りの方は、ぜひフィンテックスへご相談ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。