マニュアル作成の8つのコツ！目的や基本の手順を徹底解説【初心者向け】

マニュアルを作成したいと考えている方に向けて、作成の目的や押さえておきたいテクニックについて解説します。

自分でわかっていても、人に教えることは簡単ではありません。
マニュアル作成は人に業務のノウハウを教えるものなので、どこからどこまでの範囲を、どのように伝えるべきか悩みどころでしょう。

そこで今回の記事では、わかりやすいマニュアルを作るための進め方やテクニックについて解説します。

目次
マニュアル作成の目的
マニュアル作成の手順
マニュアル作成を成功させる8つのコツ
マニュアル作成で利用される3つのツール
マニュアル作成で失敗しないための6つのポイント
マニュアル作成は手順とポイントを押さえて実行してみよう！
マニュアル作成ならフィンテックスにお任せください
フィンテックスのマニュアル制作の実績

1.マニュアル作成の目的

それでは業務マニュアルを作成する4つの目的についてみていきましょう。

• 業務の品質を均一にするため
• 作業の効率化をはかるため
• 情報共有のため
• 指導係の業務負担軽減のため

業務の品質を均一にするため

まずは業務の品質を均一にすることが大きな目的です。

マニュアルを作成すれば業務のやり方が統一化されます。
業務のやり方が同じであれば、従業員の誰が業務を行っても、一定の品質が担保されるはずです。
従業員各々が自分のやり方で業務を進めないよう、やり方をマニュアル化させることで業務の品質を確保します。

作業の効率化をはかるため

マニュアル作成には、作業の効率化をはかるという目的もあります。

マニュアルがなければわからないことを質問したり、質問に対して答えたりする時間のロスが生じがちです。
しかし業務の進め方がマニュアル化されていれば、質問をする必要はありません。
自身でマニュアルをみて解決できるため、現場全体の作業がより効率的になります。

情報共有のため

情報共有も業務マニュアルの役割のひとつです。
従業員が持っている知識やノウハウをマニュアル化すれば、社内全体に共有できるようになります。

たとえば勤続年数の長い従業員が、経験により取得したスキルがあるとしましょう。
マニュアルを通してノウハウを共有することで、勤続年数の短い従業員でも同様のスキルを習得できるようになるはずです。
業務マニュアルを作成することには、情報を共有して社内のスキルを向上させる目的もあります。

指導係の業務負担軽減のため

マニュアル作成の最後の目的は、指導係の業務負担を軽減させることです。

従業員が抱くすべての疑問を指導係に質問していては、指導係自身の業務が滞ってしまいます。
そこで業務マニュアルを制定すれば、マニュアルに掲載されていることは指導係に質問する必要がなくなります。

その分、指導係の指導業務への負担は軽減され、他の業務に集中できるようになるでしょう。

関連記事
「マニュアル作成の目的とは？作成のコツとともに紹介」

「マニュアル作成ツールとは？おすすめのツール10選も紹介！」

2.マニュアル作成の手順

ここからは、マニュアルを作成する手順を、ステップ別に紹介します。

1. スケジュールを決める
2. 構成を作成する
3. フォーマットを決める
4. 運用・改善を繰り返す

ステップ①スケジュールを決める

マニュアルを作成する際は、まずスケジュールを決めます。

「空いた時間があれば進める」というスタンスではなく「いつまでに、どの項目を、どこまで進めるのか」を具体化すると、目的意識を持って取り組めるようになります。

また、最初のうちは、マニュアル作成の勝手がわからず作業が長期にわたる可能性があるので、スケジュールを立てる際には、時間を多めに設定したほうがよいです。

もし、時間どおりに進行できない場合は、人的リソースを確保したり、稼働時間を増やしたりするなどの対策を講じましょう。

ステップ②構成を作成する

スケジュールを立てたら、全体の構成案を作り、どのようなマニュアルに仕上げるのかを決定します。

本文をいきなり作成すると、一貫性が持たせられないだけでなく時間もかかってしまいます。

まずは大まかな骨子を作成してから、そこに構成や目次を肉付けしていくやり方が望ましいです。

関連記事
「マニュアルの出来は構成で決まる？ 押さえておきたいポイントを解説」

ステップ③フォーマットを決める

WordやExcel、文字のサイズやフォントなど、マニュアルのフォーマットを決めます。

「どのフォーマットを選ぶべきか」に正解はありませんが、視認性を損なわないようにするうえでも、統一感を持たせることが必要不可欠です。

凝ったマニュアル制作をお考えでなければ、インターネット上で公開されている、業務用マニュアルの使用も選択肢に入れてみましょう。

フォーマットが決まったら、流れに沿ってマニュアルを入力します。

ステップ④運用・改善を繰り返す

業務マニュアルの完成は「ゴール」ではなく「スタート」です。

実際にマニュアルを運用したうえで、マニュアルを読んだ社員が問題なく業務を進められているのかを確認し、内容に不備・誤りがあれば修正します。

また、社員や現場の担当者から「もっと効率のよいやり方がある」「説明が不足している」といったフィードバックがあれば、都度マニュアルを改善して、品質を高めていきます。

関連記事
「マニュアル作成の基本のフローとは？運用ルールの作成とともに解説」

3.マニュアル作成を成功させる8つのコツ

業務マニュアルを作成したいと考えている方に向けて、押さえておきたいテクニックをご紹介します。

• 5W1Hを基本として作成する
• 業務の全体像と目的をしっかりと伝える
• 専門用語は使用せず平易に書く
• 重要部分は強調してわかりやすくする
• 要点を押さえて簡潔に記載する
• 運用する中で改善していく
• マニュアルの更新履歴も残しておく
• マニュアル校正ツールを利用する

5W1Hを基本として作成する

わかりやすい業務マニュアルを作成する上で欠かせないのが、5W1Hを基本とすることです。
「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」して行うのかを明確にすると、わかりやすいマニュアルになります。

5W1Hを基本とすれば、業務の工程ややり方をみつけやすくなるのがメリットです。
業務マニュアル作成の基本テクニックとして覚えておいてください。

業務の全体像と目的をしっかりと伝える

マニュアルには業務の全体像と目的を掲載することも大切です。

作業のやり方などを解説するのがマニュアルだと考えがちではないでしょうか。
しかし業務の目的を理解できれば、何を目的として仕事をしているのかわかりやすくなります。

従業員のモチベーションアップや仕事の精度向上につながるので、全体像や目的もしっかりと伝えましょう。

専門用語は使用せず平易に書く

マニュアルを作成するときは、なるべく専門用語を使用せず、平易な文章で書くことを意識しましょう。
マニュアルは知識が深くない人が読んでも、内容を理解できることが大切です。

わかりやすく活用されるマニュアルにするためには、専門用語はなるべく使わないようにしてください。

重要部分は強調してわかりやすくする

重要部分を強調して、わかりやすくすることもテクニックのひとつです。
文字を太字にしたり、赤字にしたりすることはもちろん、画像や図、写真を挿入するのも良いでしょう。

わかりにくい部分や重要な部分は特に丁寧な記載を心がけると、一目で理解しやすいマニュアルになるはずです。

要点を押さえて簡潔に記載する

マニュアル作成で大切なポイントとなるのが、要点を押さえて簡潔に記載することです。

長々とした冗長な文章では、重要なポイントが見逃されがちになります。
無関係な表現を省いたり、箇条書きにしたりして要点を整理することがわかりやすくするためのポイントです。

マニュアル作成では基本的に、簡潔な表現を意識してください。

運用する中で改善していく

マニュアルは一度作ったら終わりではなく、運用していく中で改善されていくものです。
実際に運用してみると、読者にとってわかりにくい表現があったり、不足部分がみつかったりすることがあります。
またマニュアルには記載されていない、新たな業務が追加されることもあるでしょう。

運用し始めたら、読者に定期的なヒアリングを実施してみてください。
そしてヒアリングでのフィードバックを参考にしながら、定期的に改善・改定していくことでより磨きがかかっていきます。
以上のように改善することが前提となるものなので、マニュアルの管理者を決めておくと良いでしょう。

マニュアルの更新履歴も残しておく

マニュアルは随時アップデートする必要がありますが、いつ・誰が・どのような内容変更を加えたのかという更新履歴は忘れずに記載してください。

最初のバージョンに変更が生じたときは「第2版」として更新版を作成し、更新履歴を記載します。更新履歴に記入する項目は以下のとおりです。

【更新履歴に記入する項目】

• 更新した日付
• 版数
• 更新した場所（章やページ・行など）
• 更新の内容（改訂前と後の比較）
• 更新担当者※

※更新担当者の氏名などは必須ではありませんが、必要に応じて記入してください。

関連記事
「マニュアル更新によって得られるメリットとしないことのリスク」

マニュアル校正ツールを利用する

マニュアルの作成や改訂には、Wordの校正機能を用いてみましょう。

校正ツールは、一言一句を目視で確認しながら修正する必要がなく、誤字・脱字をスピーディに発見します。校正漏れをなくし、マニュアルの品質レベルを統一する際に役立つ機能です。

マニュアルの作成や改訂後は、必ず作成者を含めた複数名で修正や見直しを行わなくてはなりません。その際、誤字・脱字の確認も並行していると、重要な修正箇所への対応が後回しになってしまう場合があります。

直接の目視だけでは発見しづらい部分を機械的に発見できれば、全体の読み直しや推敲作業がスムーズに進みます。

4.マニュアル作成で利用される3つのツール

業務マニュアルを作成するツールは、その用途や運用方法に応じて、自社に適したものを選択します。

MS Office（Word／PowerPoint）

自社内でマニュアルを更新する場合は、多くの企業に導入されているMicrosoft Office系のアプリケーションをおすすめします。

• Word：スタイル機能を活用すると編集もしやすく、見た目に統一感が出ます。ページ数が多いマニュアルの作成に向いています。
• PowerPoint：ビジネスシーンで資料作成に利用される場合が多いことから、PowerPointを選ぶ企業も増えています。直観的なデザイン・編集が可能で、フリーレイアウトのマニュアル作成に向いています。

クラウド型作成ツール

オンライン上で作成・公開・管理までが完結するため、多くの企業で導入が進んでいます。

• WordPRESS：国内外で圧倒的なシェアを誇るCMS。「プラグイン」「テーマ」によるアレンジ、カスタマイズをすることにより、独自のオンラインマニュアルを構築できます。
• クラウドック（当社CMS）：フィンテックスがご提供するマニュアル作成専用クラウドサービス。マニュアルに特化したデザイン、機能を搭載しており、独自のサーバ構築は不要です。

クラウドック[F1] 

DTP専用ツール

印刷物や、デザイン性のあるマニュアルを作成する場合には、DTP（Desktop Publishing）専用ツールを使用することもあります。

• Adobe InDesign：書籍の制作にも使われる、最も一般的とされるDTPツール。日本語組版機能で便利なものが多く、使い勝手が良いとされています。
• Adobe Illustrator：主にイラスト作成に使用されるデザインツール。デザイン性が高くページ数が少ないマニュアル、カタログ、パンフレット等の作成に適しています。

【関連記事】
DTPとは？（マニュアル作成編）
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5.マニュアル作成で失敗しないための6つのポイント

前項で紹介した内容を盛り込んだとしても、必ずしも精度の高い業務マニュアルが完成するとは限りません。

マニュアル作成で失敗しないためにも、以下で挙げるポイントを押さえておきましょう。

• 読みやすくする工夫を取り入れる
• 目次や見出しを設定する
• 運用・更新ルールを明確にする
• 人的リソースを確保する
• チームを編成する
• アウトソーシングを依頼する

ポイント①読みやすくする工夫を取り入れる

品質の高い業務マニュアルを作成するのであれば、読みやすくする工夫が必須です。

辞書を引かないと内容を理解できないような専門用語や、何行にもわたる長文、数字の羅列などは避け、シンプルでわかりやすい表現を意識してください。

また、誤字や脱字はマニュアルの信頼性を損ねてしまうので、避けたいところです。

たとえば、「電話応対のやり方」というマニュアルを作成するとします。

この項目に「電話はレスポンスが重要。オフフックで対応してはならない。受話器をとったらまず社名と担当者名を共有。注意すべき点は……」と記載されていたらどうでしょうか。

「オフフック」という、やや専門性の高い用語が書かれているだけでなく、内容にまとまりがないので、マニュアルを読んだ社員は困惑してしまいますよね。

理解するまでに時間がかかるマニュアルは、社員の戦力化が遅くなるだけでなく、モチベーションの低下や、会社や業務に対して不信感を抱かれる懸念もあります。

このような場合は「お客様からの印象を損ねないように、電話は３コール以内でとります。受話器をとったら、まず社名と担当者名を伝えます」と記載すれば、視認性は向上します。

マニュアルには、作成者の主観などは書かず、客観的事実のみの記載を意識してください。

コールセンターのマニュアルを詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

関連記事
「コールセンターで使われるマニュアルとは？内容やポイントも紹介」

業務マニュアルを読みやすくするコツ

「どうしてもマニュアルの情報がまとまらない」「マニュアルの内容を、マニュアルを読んだ社員に理解してもらえない」とお悩みの方もいらっしゃるかもしれません。

マニュアルを読みやすくしたいとお考えの方は、以下で挙げる方法を実践してみてください。

【業務マニュアルを読みやすくするコツ】

• 業務マニュアルのテンプレートを活用する
• 箇条書きや小見出しを使用する
• 文字のサイズや色を変更する

インターネット上には、プロが作成した業務マニュアルのテンプレートが提供されています。

デザインや文章の形式が整えられているので、テンプレートに沿って文章を書くだけで簡単にマニュアルを作成できます。

オリジナリティの追究は難しいですが、誰でも読みやすい文章を作れるので、効率を重視されている方には、おすすめです。

また、文章の組み立てが難しい場合には、箇条書きや小見出しを使用してシンプルにまとめる方法も1つの手です。

マニュアルがやや簡素になるかもしれませんが、マニュアルを読んだ社員が端的に内容を理解できるようになります。

関連記事
「見やすいマニュアルの特徴と作成前におさえておくべきポイント」

ポイント②目次や見出しを設定する

業務マニュアルに目次や見出しを設定すれば、視認性は大きく向上します。

たとえ文章がわかりやすく噛み砕かれていても、探し求めている情報がどこに書かれているのかを瞬時に検索できなければ、完成度が高いマニュアルとはいえません。

マニュアルを開くのは、何らかのトラブルが起きたなど、不測の事態が生じたときがほとんどです。

目次を見ただけで、トラブル解決につながるようなマニュアルを制作するのが理想的です。

また、「クライアントの対応でよく寄せられる質問」「機器が操作できない場合のトラブルシューティング」などの目次を別途で設定すれば、より社員は安心できるでしょう。

なお、最初に目次や見出しを作成してしまうと、全体の流れに一貫性が出にくくなります。

質の高いマニュアルを作成するためにも、まずは骨子を作成して、大まかな枠組みを決めておくことをおすすめします。

ポイント③運用・更新ルールを明確にする

「業務マニュアルは作成したら終わり」ではなく、完成後も定期的に確認して、更新・改良します。

事業の発展とともに、商材やツールは変化するので、マニュアルを放置したままにすると、社員から「マニュアルどおりにやっているのに進められない」と指摘されることもあります。

特に、定期的にバージョンアップする業務システムなどは、たびたび操作手順や画面の表示が変わるので、定期的な更新が必須です。

マニュアルを適切に運用するにも、どのくらいの頻度で確認・更新するのか、更新後はどのように共有するのか、不要になったらどうするのか……などを決めておきます。

運用・更新ルールを明確にしておけば、常に業務内容とマニュアルが一致している状況を維持できます。

ポイント④人的リソースを確保する

「業務マニュアルの作成や更新は、空いた時間で簡単にできる」とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、これは大きな間違いです。

マニュアル関連の業務は膨大なので、時間や工数がかかります。

そのため、少人数の社員だけでマニュアル作成・更新を担当すると、作業がスムーズに進められなくなり、マニュアル自体の品質が低下するおそれもあります。

また、マニュアル作成に時間がとられてしまい、主業務がおろそかになる、または生産性やモチベーションが低下する事態に発展する可能性も否定できません。

このような事態を未然に防ぐためにも、業務マニュアルの作成時は「チームを編成する」または「アウトソーシングを依頼する」のどちらかの方法を講じてください。

それぞれの特徴は以下のとおりです。

ポイント⑤チームを編成する

社内の人的リソースに余裕があれば、マニュアル作成・確認・更新を専門とするチームを編成します。

チームを編成すれば、各人の業務の負担が軽減され、作業効率が上がります。

チームの人数に指定はありませんが、メンバーが多すぎるとかえって連携がとれなくなってしまうケースもあるので、4～5人程度を目安にしてみてください。

ポイント⑥アウトソーシングを依頼する

社内の人的リソースが限られていて人材が集められない、もしくはマニュアル作成に自信がない場合は、業務マニュアルの作成を専門とする業者にアウトソーシングを依頼します。

業者との打ち合わせで、業務内容や業務の流れ、重視しているポイントなどを伝えれば、視認性に優れる、品質の高いマニュアルを作成してもらえます。

「マニュアル作成で失敗したくない」「マニュアル作成を部分的に依頼したい」とお考えの方は、プロへの依頼を視野に入れましょう。

6.マニュアル作成は手順とポイントを押さえて実行してみよう！

いかがでしたでしょうか？
この記事を読んでいただくことで、マニュアル作成の手順やテクニックがご理解いただけたと思います。

わかりやすく活用されるマニュアルを作るには、いくつかのポイントを押さえなければなりません。
フィンテックスでは読み手である読者をメインに据えたマニュアル作成をサポートしています。
企業にとって役立ち、課題解決へと導くためのマニュアルを作成したいと思われている方は、ぜひフィンテックスへとご相談ください。

7.マニュアル作成ならフィンテックスにお任せください

フィンテックスでは、35年以上の実績・経験により、多種多様なマニュアル作成のニーズにお応えします。機器の「取扱説明書」やWebサービス等の操作手順を解説する「操作マニュアル」はもちろん、お客様社内業務のルールや手順を明示化した「業務マニュアル」の作成を得意としています。

特に、業務マニュアル作成に伴う「現状把握」（as-is）と「あるべき姿の検討」（to-be）の対応に強みを持っており、既存マニュアル・資料の解析、業務の見える化、業務フロー作成、業務の棚卸・体系整理等からお引き受けすることができます。

マニュアルを作成したいがどうすればよいか分からない、そんなお悩みの方はぜひフィンテックスへご相談ください。

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8.フィンテックスのマニュアル制作の実績

フィンテックスでは、さまざまな業界・業種のクライアント様からのご依頼を受けて、多種多様なマニュアルを作成しています。ここでは、当社の約400社の制作実績の中から代表的なマニュアル制作実績をご紹介します。

• 野村證券株式会社
• 株式会社ドトールコーヒー
• 株式会社鈴木商会
• 三菱UFJニコス株式会社
• ソフトバンク株式会社

野村證券株式会社

超大型の業務マニュアル編纂プロジェクト。専任チームを編成し、初動準備から各種ドキュメント制作の提案、数千ページものマニュアル作成、細やかなフォローなどを実施。途中からチームを拡大し、様々な対応でご評価いただきました。

実績詳細はこちら

事業者名	野村證券株式会社
公式HP	https://www.nomura.co.jp/
本社所在地	東京都千代田区大手町2-2-2アーバンネット大手町ビル

株式会社ドトールコーヒー

店舗でのオペレーションを中心に取材や写真撮影などを密接に行い、冊子マニュアル作成を行いました。身だしなみからクレンリネスの手法までを盛り込んだ、店舗で働くすべての方のよりどころとなる一冊となりました。

事業者名	株式会社ドトールコーヒー
公式HP	https://www.doutor.co.jp/
本社所在地	東京都渋谷区神南一丁目10番1号

株式会社鈴木商会

社内業務全般を体系的にまとめる長期プロジェクト。各部門責任者様へのインタビューや現場への訪問取材を通して、部門ごとの業務フローを整理しました。年々掲載範囲を広げつつ、継続してブラッシュアップを進めています。

事業者名	株式会社鈴木商会
公式HP	https://www.suzuki-shokai.co.jp/
本社所在地	北海道札幌市中央区北4条西4丁目1番地 伊藤・加藤ビル6F

三菱UFJニコス株式会社

「自社内でマニュアルが作れるようになりたい」というご要望に応え、制作ガイドラインやフォーマットの整備、Word操作・作成レクチャー会など、上流工程の様々な作業をお手伝いしました。自社内での作成後の校正作業まで、数年に渡るプロジェクトとなりましたが、弾力的なスケジュール対応も含めて大きな評価をいただきました。

事業者名	三菱UFJニコス株式会社
公式HP	https://www.cr.mufg.jp/
本社所在地	東京都千代田区外神田4-14-1 秋葉原UDX

ソフトバンク株式会社

新サービス立ち上げにともなう操作マニュアル作成。タブレットでの閲覧を想定してフォントサイズや行間を最適化。短期間ながら、ユーザーにやさしい解説とソフトバンクらしいビジュアルにこだわったマニュアルを完成させました。

実績詳細はこちら

事業者名	ソフトバンク株式会社
公式HP	https://www.softbank.jp/
本社所在地	東京都港区海岸一丁目7番1号

詳しいマニュアル制作の実績については、以下をご覧ください。

また、今回、株式会社フィンテックスは、事前アンケートで「勤め先に業務マニュアルがある」と回答した20代の男女500名を対象に、業務マニュアルのわかりやすさや、課題点について調査しました。

Q.わかりやすいマニュアルの為にもっとも重要だと思うものをご回答ください。
こちらの質問に対して、以下の結果が得られました 。

調査日： 2024年2月7日（水）
調査対象地域： 全国
調査機関： Freeasy
調査方法： オンラインアンケート調査
調査人数： 500名
調査対象： 現在のお勤め先に業務マニュアルがあると回答した20代の男女
【2024年度実施】業務マニュアルの使用状況とイメージの調査レポート

今回のアンケートを通じて、読み手が「わかりやすい」と判断するポイントはひとつではない＝読み手によっても判断が分かれるということがわかりました。

自分たちが作成するマニュアルに求められるポイントは何なのか、何を重視してマニュアルを作成するのか、自分たちにとって「わかりやすいマニュアル」はどのようなものなのか、事前によく検討しておくことをおすすめします。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。