マニュアルの出来は構成で決まる？ 押さえておきたいポイントを解説

「マニュアルの構成とは？」

「マニュアルの構成が重要である理由は？」

「マニュアル構成の作り方は？」

マニュアルの構成について、このような疑問をお持ちの方も少なくないでしょう。

マニュアルを作成するうえで構成部分は非常に重要な工程です。

とはいえ、マニュアルの構成をどのような手順で行えばよいか迷ってしまいますよね。

本記事では、マニュアルの構成が重要な理由や、マニュアル作成時の作り方などについて紹介します。

最後まで読めば、マニュアルの構成を考えるうえで重要なポイントが明確になり、スムーズにマニュアル作成に取り組めるでしょう。

目次
マニュアルにおける構成とは
マニュアルで構成が重要となる理由
構成がマニュアルにもたらすメリット
マニュアル構成の作り方
構成を作るときに注意したいポイント
マニュアルは構成が命

マニュアルにおける構成とは

マニュアルにおける構成は、全体の方向性を決めたり、盛り込むべき内容を明確にしたりするために重要な工程です。

構成をしっかりと準備することで、マニュアル自体の意義や重要性が使用者に伝わりやすくなります。

マニュアルで構成が重要となる理由

マニュアル構成が重要となる理由は、次の3つです。

• マニュアルの作成効率を上げられるから
• 使用者が読みたい場所を調べやすくなるから
• マニュアル全体の流れがわかりやすくなるから

構成なしにマニュアル作成に取りかかると手当たり次第に伝えたいことを書き出すことになり、いざ完成しても本当に伝えたい内容が盛り込めていなかったり、全体の流れがはっきりせず伝えたい内容がわかりにくかったりする、クオリティの低いマニュアルができあがる恐れがあります。

まずは構成を決めて、盛り込む内容を洗い出してから文章を作っていくことで、無駄な作業を省き過不足なく伝えたい内容を盛り込めます。

構成がマニュアルにもたらすメリット

ここまで、マニュアルにおける構成の重要性について紹介しました。

それでは、実際にマニュアルの構成を組んでから作ることで得られるメリットはあるのでしょうか。

ここからは、構成がマニュアルにもたらすメリットについて紹介します。

• マニュアル全体の統一感が出る
• 読み手にとって使いやすいものになる
• マニュアルの意図が伝わりやすくなる

今回紹介するのは次の3つのメリットです。

メリット①マニュアル全体の統一感が出る

マニュアルを構成から作成することで、まとまりごとの繋がりや見出し同士の関係性が明確になり、全体に統一感が出ます。

マニュアルを構成から作成することは、各パートが終結する結論を明確にし、マニュアル全体の統一感を出すために重要です。

メリット②読み手にとって使いやすいものになる

構成がしっかり構築されていると、マニュアルを使用する側にとって、自分の得たい情報がどこに書かれているかがわかりやすくなり、実際にマニュアルを使用する場面で使いやすくなります。

メリット③マニュアルの意図が伝わりやすくなる

構成をしっかりと準備しておくことで、マニュアルの土台となるメッセージ性が確立され、マニュアルを読んだときに制作者の意図が伝わるような内容に仕上げられます。

マニュアルの意図が伝われば、マニュアルの使用者は業務でどのような意識をもてばよいかがわかり、マニュアルをどのような場面で活かせばよいか明確なイメージをもって業務に取り組めます。

マニュアル構成の作り方

ここまで、マニュアルの構成を組んでから作ることのメリットについて紹介しました。

それでは、実際にマニュアルの構成を 組み立てる際、どのような手順を踏んで構成を進めればよいのでしょうか。

ここからは、マニュアル構成の作り方について紹介します。

• マニュアルの目的を明確化する
• 必要な項目を洗い出す
• 洗い出した項目を分類分けする
• それぞれの分類にテーマを付ける

次の4つのステップに沿って、マニュアル構成の作り方を確認しましょう。

作り方①マニュアルの目的を明確化する

まずはマニュアルの目的を明確に定め「どのような場面で」「どのような目的をもった人が」「どのような使用目的で」マニュアルを使用するのかに対するイメージを明らかにしましょう。

マニュアル全体の目的を定めることで、マニュアルの流れや見出しの構成がスムーズに行えます。

大枠で捉えたときのコンセプトやクオリティも明確化しておくことで、伝えたい内容を的確に伝えられます。

関連記事
「マニュアル作成の目的とは？作成のコツとともに紹介」

作り方②必要な項目を洗い出す

マニュアル全体の方向性や目的が決まったら、マニュアルに盛り込みたい内容をすべて洗い出します。

必要項目はマニュアルの使用場面を時系列順に区分し、時系列に沿って洗い出すことがおすすめです。

作り方③洗い出した項目を分類分けする

すべての項目を洗い出したら、担当者別に項目を分類分けします。

分類分けすることによって、誰がみても自分が取り組むべき内容がわかり、誰が何をすべきかが明確になります。

作り方④それぞれの分類にテーマを付ける

分類分けが終わったら、分類それぞれにテーマを付けて、一目で自分のみつけたい項目がみつけられるように情報を整理します。

テーマには内容の軸となるキーワードを取り入れ、マニュアルの使用場面で必要なページにすぐに移れるようにしましょう。

構成を作るときに注意したいポイント

ここまで、マニュアル構成の作り方について説明しました。

それでは、構成を作る際に注意すべきポイントはあるのでしょうか。

ここからは、構成を作るときに注意したい2つのポイントについて紹介します。

• 時系列を意識する
• 使用する場面を想定する

マニュアル作成時に注意すべき注意点は、次の2つです。

注意したいポイント①時系列を意識する

マニュアル作成時は時系列を意識することで、使用者が具体的な業務手順をイメージしながらマニュアルを読み進められます。

注意したいポイント②使用する場面を想定する

マニュアルを使用する場面を明確にイメージしてマニュアルを作成することで、緊急事態でもマニュアルに沿った冷静な対応が可能になります。

どのような場面においても、業務上のクレーム対応やトラブル発生は避けられません。

緊急時の事態にも対応できるように、マニュアルの項目をどのような場面で活用すべきかを明記し、使用者目線に立ったマニュアル構成を心がけましょう。

マニュアルは構成が命

マニュアル作成には構成の工程が重要です。

誰にとっても使いやすいマニュアルを作成するために、まずは構成をしっかりと決め、マニュアルの土台を構築しましょう。

フィンテックスはマニュアル作成を専門に行っている会社です。

自社のマニュアル作りでお困りの方はお気軽にお問い合わせください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。

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