総務は業務改善により各種効率化が可能！役立つツールも解説

会社の中でも何かと作業量の多い部門が総務部門です。特に人手不足を痛感している企業の中には現状のままでは厳しいと感じているケースが多いでしょう。
何か問題が起こっているのであれば改善していく必要があるものの、その方法がわからないと取り組めません。

そこで、総務が抱える問題を解決したいと考えている方のために、主な問題や業務改善の方法を解説します。この記事では、業務効率化のメリットや役立つツールについて解説しますので、ぜひご覧ください。

目次
総務が抱える問題とは
総務の業務を効率化する改善方法
総務の業務を効率化することのメリット
総務の業務効率化に有効なツール
総務の業務を効率化する際の注意点
総務は業務改善しやすいポイントも多い

総務が抱える問題とは

総務はどのような問題を抱えていることが多いのでしょうか。ここでは、代表的な問題を4つ紹介します。

業務範囲が広い

企業によって総務が担当する業務は異なるものの、多くの企業では業務範囲が広いことを問題として感じているようです。
例えば、来客の受付や備蓄の管理といった事務作業から始まり、人事に関する業務、経営判断を行うにあたり必要となる情報の収集など、多岐にわたります。

これらの業務に加えて、社内からの依頼による突発的な業務も含まれるため、複数業務の同時進行が求められることが多く、総務には大きな負担がかかるケースが多くあります。

慢性的に人手が足りない

業務内容が広範でも、十分な人手を確保できていれば対応は可能です。しかし、総務は慢性的な人手不足という問題を抱えているケースが多く見られます。
限られた人員で何とか対応しなければならず、結果として1人当たりの負担が大きくなってしまうこともあるでしょう。

人手不足が問題となっているのは総務だけではありません。しかし、総務は直接利益を生まない間接部門のため、増員を図りづらいポジションといえるでしょう。

属人化しがちになる

総務が担当する業務は専門性が高いこともあり、属人化してしまうことがあります。
属人化を防ぐためにはマニュアルの作成が効果的ですが、人手不足の状態では、マニュアルを整備する 時間を確保することが難しい場合があります。

このような理由からマニュアルの整備が進まず、結果的に属人化が悪化してしまうこともあります。
該当業務を行える担当者が仕事を休んだ場合には影響が出やすく、早期に改善していかなければならないポイントと言えるでしょう。

達成感が得られない

総務が行う業務は、営業職のように数字で成果を示すのが難しいことでもあります。そのため、達成感につながりにくいのが特徴です。
業務へのモチベーションが上がらず、日々漠然と業務に取り組むこともあるでしょう。

その一方で、企業における重要な情報の分析や検討を行う仕事であるため、ミスが許されず、プレッシャーが大きいことから離職に結びつく場合もあります。

総務の業務を効率化する改善方法

総務の業務改善はどのような形で進めるべきでしょうか。ここでは、業務効率化のために効果的な方法を5つ紹介します。

業務を可視化する

はじめに行いたいのが、業務の可視化です。誰がどのような業務を担当しているのかを明確にすることで、全体の業務量や負担が集中している従業員が把握できます。
明らかに負担が大きい従業員がいる場合は、業務の割り振りを再度検討するなどして適切な形に調整していかなければなりません。

そもそも業務改善のために何から手を付ければ良いかわからないと感じている場合は、可視化ができていない可能性が高いと言えます。時間をかけて丁寧に取り組んでいきましょう。

ムダな業務を省く

業務を可視化したうえでムダと判断できる業務がある場合は、これを改善していかなければなりません。不要な業務であれば、完全に廃止しても問題ないでしょう。

昔から当たり前のように行っている業務の中にも実は不要なものが含まれている可能性があります。
例えば、本来1回で済むはずの報告を2回、3回と繰り返したり、具体的な成果が得られない定例会議が開催されたりしている場合には、これらを優先的に見直すことが重要です。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルは可能な限り作成することをおすすめします。マニュアルを作ることによって属人化を防ぐことが可能です。
マニュアルの作成には時間もコストもかかりますが、特にルーティン業務に関しては一度マニュアルを作成してしまえばそれを長く活用できます。

マニュアルを参照するだけで、誰でも該当業務を理解できる形にしておくことで、将来的に新入社員の教育コストを抑えることが可能になります。これは人件費を節約するうえでも重要なポイントです。

ITツールを導入する

便利なITツールを積極的に導入していくことをおすすめします。導入時にはコストがかかるものの、長い目で見ていくとメリットが大きいと言えるでしょう。
専門的な知識が必要で属人化している業務にも、業務を補助するITツールを導入することで、誰でも対応可能になる場合があります。

また、業務の可視化につながるツールもあるため、導入することで、大幅な業務改善が期待できる場合もあります。

アウトソーシングを活用する

必ずしも自社で対応する必要がない業務については、アウトソーシングによって効率化が図れることがあります。
特に手順化しやすい事務作業などに時間を取られて、会社として注力すべきコア業務に人手を割けない場合には、アウトソーシングが有効です。

現在、負担が大きかったり時間がかかりすぎていたりする業務について、アウトソーシング化できる部分がないか見直してみましょう。

総務の業務を効率化することのメリット

総務の業務を効率化することで、さまざまなメリットが得られます。中でも主なメリットは以下の3つです。

メリット①コスト削減につながる

総務の業務を効率化することにより、コスト削減につなげることができます。総務の業務は多岐にわたるため、効率化によるコスト削減が期待できる部署と言えるでしょう。

例えば、これまで紙ベースで行っていた各種書類をデジタルで管理できるようになれば、印刷に必要なコストを削減できます。
他にも業務を効率化し集中して作業ができるようになれば短時間で業務が完了し、残業も防ぐことが可能です。大きなコスト削減を実現できるかもしれません。

メリット②社員のモチベーションアップに寄与する

総務の業務改善をすることは、仕事をしやすい環境を作ることにもつながります。これは、社員のモチベーションアップにも寄与するポイントと言えるでしょう。
また、総務が行うべき業務は会社にとって非常に重要であるものの、淡々と行うルーティンワークが多く含まれます。

業務の効率化によってこれまで以上にコア業務に関わることが増えれば責任ある業務を担当することも多くなるので、これもモチベーションアップにつながりやすいポイントです。

メリット③生産性の向上につながる

総務の業務を見直し、効率化していくことにより、企業全体の生産性の向上が期待できます。総務は戦略的な業務を担当する役割を持っていますが、人手不足などの理由によってこれらが十分にできていないケースも少なくありません。

業務の効率化によって戦略的な業務に力を入れられるようになれば、企業にとっての生産性の向上にもつながるでしょう。
総務の業務に余裕ができれば他の部署をサポートしやすくなるのも生産性を向上させる重要な理由の一つです。

総務の業務効率化に有効なツール

総務の業務効率化を目指す際には、有効なツールを導入していきましょう。ここでは、おすすめのツールを解説していきます。

勤怠管理ツール

現在まだ導入していないのであれば積極的に導入していきたいのが、勤怠管理ツールです。特にタイムカードや手書きで勤怠記録を付けている場合、給与計算を行う際に非常に時間がかかってしまいます。
一つひとつミスがないように慎重に対応しなければならず、担当者の負担も大きくなるでしょう。

人事や労務のシステムと連動可能な勤怠管理ツールを導入することで、効率良く勤怠記録を管理することが可能です。

受付システム

企業の中には来客時に受付担当が対応するところもありますが、これを受付システムに変更することで担当者を置く必要がなくなります。
近年は受付担当の人件費を節約するため、訪問者がデバイスを操作して自身で対応する形を取るところも増えてきました。受付を無人化することで、浮いた人員を他の業務に配分することが可能です。

日程調整ツール

日程調整ツールを導入することで、これまで総務が行っていた会議や面談の調整作業を効率化することが可能です。

特にダブルブッキングが発生してしまうとトラブルにつながりやすくなりますが、日程調整ツールを使用することによりダブルブッキングを防ぐことも可能です。
情報共有が可能なツールを導入することで、社内の情報共有が円滑になります。

健康管理ツール

従業員の健康管理が可能なツールを導入すると、従業員の健康管理を一貫して行うことが可能です。例えば、健康診断の日程について予約・調整・管理を行ったり、受診忘れを防ぐための通知を送ったりすることができます。
検診データの自動集約やデータ分析に対応したシステムもあります。

システムごとに搭載されている機能が異なるため、比較検討を行うのがおすすめです。

チャットツール

個人同士またはグループでチャット可能なツールを導入すると、情報共有がしやすくなるほか、コミュニケーションを取りやすくなります。
社内の情報共有が円滑でない場合にも導入してみると良いでしょう。

名刺管理ツール

顧客管理に活用できるのが名刺管理ツールです。数は減少しているものの、名刺は企業にとって重要なものであるため、適切に管理していかなければなりません。
データとして情報を保存できる名刺管理ツールを使用することで、名刺の管理や検索を効率化できます。

社内で情報を共有できる形にしておけば、顧客管理の効率化にもつながるでしょう。

ペーパーレス化ツール

近年、多くの企業で取り組んでいるのがペーパーレスのための取り組みです。紙ベースの業務が減れば、それらを印刷したり管理したりするコストも抑えられます。
国としてもペーパーレス化を推進している状況なので、まだ取り組めていない場合は、積極的に実施していきましょう。

ペーパーレス化により押印の廃止が容易になり、関連業務を減らすことができます。

チャットボット

近年は社内の問い合わせ対応としてチャットボットなどのITツールを導入し、効率良く問い合わせ対応ができる体制を整えている企業も増えてきました。
総務が問い合わせのたびに対応する必要がなくなるので、業務効率が良くなります。
社内の業務マニュアルの内容とチャットボットを連携し、マニュアルを閲覧しやすくする試みなどもあります。

また、人が対応できない時間帯であっても24時間365日問い合わせに対応できるので、従業員は困ったことがあった際に、すぐに欲しい情報を得ることができる点が魅力です。

総務の業務を効率化する際の注意点

総務の業務を効率化していくうえで、いくつか注意しておきたいポイントがあります。特にツールの導入にコストと手間がかかること、ツールの定着に時間がかかることの2つを確認しておきましょう。

注意点①ツールの導入にコストと手間がかかる

新たにツールを導入して業務改善を目指していく場合、導入時にコストと手間がかかることになります。導入時のコストは、ツールそのものの費用だけでなく、従業員が使い方を習得するための費用も含まれます。
特に難しいツールを導入してしまった場合は、使い方を習得するまでに時間がかかってしまうことも考えられます。

コストや手間をかけてでも導入するのに値するツールなのか、十分な検討が必要です。

注意点②ツールの定着に時間がかかる

総務の業務を効率化するのに効果的なツールを導入したとしても、すぐに定着するとは限りません。
特に、IT技術に慣れていないなどの理由から新規ツールの導入に抵抗を感じる人が多い場合は、定着させるのも一苦労です。何のために導入するのか、どういった効果が期待できるのかなども事前にしっかり伝えておきましょう。

特に従業員にとって具体的なメリットを伝えることで、定着に向けた積極的な取り組みを期待できます。

総務は業務改善しやすいポイントも多い

いかがだったでしょうか。総務が抱えている課題や業務効率化のための改善方法について解説しました。導入を検討していきたいツールについてもご理解いただけたかと思います。
総務は工夫やツールの導入によって業務改善しやすい特徴を持つため、自社に適した方法を実践していきましょう。

その中で業務マニュアルを作成するのも効果的です。フィンテックスでは各社の業務内容を把握したうえでわかりやすいマニュアル作成をしております。自社でマニュアルの作成が難しい場合は、ぜひご相談ください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。