初めてでも安心！業務棚卸の基本と成功のポイントをわかりやすく解説

働き方改革の推進にあたって、「業務改善」に取り組む企業が増えています。業務改善を進めるためにまず重要になるのが「業務のどこに課題があるのか」を明確にすることです。現状の業務を洗い出し、見える化するために実施したい施策として「業務棚卸」があります。
今回は、業務棚卸の基本と成功のポイントを解説します。

目次
業務棚卸とは
業務棚卸の手順
業務棚卸を行う際のポイント
業務棚卸を成功させるために

業務棚卸とは

業務棚卸とは、対象となる業務内容を洗い出して一覧化し、整理・分析するプロセスのことです。

業務棚卸の目的

業務棚卸の目的は、業務の現状を把握し、業務の効率化・改善を実現するための材料を集めることです。対象の業務について、いつ、どこで、誰が、何を、どのように遂行しているのか、細かい情報を洗い出して見える化することでムダ・ムラを発見し、改善すべきポイントを把握できるようになります。

業務棚卸によるメリット

業務棚卸を行うことで得られるメリットは多岐にわたります。

• 業務効率化・改善につながる
  作業を見える化、比較することで、無駄な作業や非効率なプロセスが特定され、業務の効率化・改善につなげることができます。
• 適切なリソース配分
  業務の効率化により社内でのリソース配分が適正なものとなり、生産性の向上にもつながります。従来の人数のまま利益を向上したり、従業員の満足度をアップしたりする効果も期待できます。
• 属人化の解消
  誰が何を行っているかが明確になり、属人化しがちな業務作業の内容が社内できちんと共有できます。業務棚卸の結果を業務マニュアルに盛り込めば、その手順・ルールが明確になり、従来とは異なる担当者でも業務を実施できるようになります。

業務棚卸の手順

Step1：計画を立てる

業務棚卸を始める前に、まずは計画を立てます。その目的や目標を明確にし、どの業務を対象とするのか、どのような方法で行うのかを決定します。関係者と合意を取り、必要なリソースや期間を確保します。

Step2：フォーマットを準備する

業務棚卸の結果を記録・整理していくための「業務体系表フォーマット」を準備します。業務体系表は、各業務の担当者や詳細、現在の状態、課題なども記載できるように設計します。
業務体系表の代表的な項目は以下のとおりです。

• 業務項目（作業レベルに応じて大・中・小に分類）
• 目的
• 担当部署・担当者
• 使用アイテム/システム
• 実施タイミング/条件
• 所要時間
• 実施場所
• 作業手順
• 注意点・コツ
• 改善ポイント

すべての業務項目で同一の情報を洗い出すことにより、情報が統一されて比較・分析しやすくなります。
※参照：業務体系表サンプル

Step3：業務を洗い出して整理する

計画に基づいて業務を一つ一つ洗い出し、業務体系表を使って整理します。各業務の目的、手順、使用ツール、担当者などを詳細に記録し、全体像を把握します。必要に応じて、既存資料の読み込みや現場の担当者へのヒアリングを行って、情報を漏れなく洗い出しておきましょう。

• 洗い出す業務項目のレベル（情報の粒度）を統一しておく
  細かい条件ごとの対応の分岐や、大ざっぱで抽象的な情報が混ざってしまうと、体系的に業務が整理しづらくなり、それ以降の業務比較や課題分析もしづらくなります。
• 業務の重複や無駄に気付いたら、記録しておく
  現場の担当者が感じている課題、現場責任者が感じている課題、そして棚卸担当者が感じる課題はそれぞれ視点が違ってさまざまな意見が出るかもしれません。業務改善につなげるためにも漏れなく記録するようにします。

Step4：業務上の課題や改善点を精査する

洗い出された情報を基に、現状の業務課題や改善点を精査します。どの業務のどの部分がボトルネックになっているのかを特定し、業務の流れや分担に関する具体的な改善策を検討します。
客観的に課題を精査し検討すると、さまざまな改善案を立てられそうです。

• 作業の要不要を見直す
• 作業の実施順を変更する
• 担当者（役割分担）を変更する
• 各種ツールの導入を検討する

Step5：業務改善や引継ぎを実行する

業務棚卸で得られた情報を基に、業務改善を実行します。必要に応じて業務の引継ぎやツールの導入を行い、新しいプロセスを定着させます。業務改善は、一時的な対応では効果は出ません。改善の効果を定期的に評価し、必要な調整を加えながら継続していきましょう。

業務棚卸を行う際のポイント

ポイント1 ：目標・目的を明確にする

業務棚卸を成功させるためには、目標や目的を明確にすることが重要です。業務棚卸によって何を達成したいのか、どのような結果・効果を期待しているのかによって、準備するフォーマットも変わります。
業務マニュアルを整備することが目的であれば、目的や手順、ルールを細かく洗い出す必要があります。業務の効率化を目標にするのであれば、課題と感じられている点を重点的に洗い出し、分析する工程が重要になります。

ポイント2： 実施方法を事前によく検討する

業務棚卸を社内でどのように実施するか、事前に詳細に計画を立てることが成功の鍵です。その業務範囲や目的に応じて適切なツールや方法を選び、関係者と十分にコミュニケーションを取って準備を進めます。

ポイント3 ：結果を広く共有して改善検討する

業務棚卸の結果はチームや関連部署と共有し、社内の業務改善につなげましょう。
より多くの人に共有することで、関係者だけでは気付けないような課題・改善点が見つかるかもしれません。入社して間もない新人に見てもらうことで、業務研修の効果が生まれるとともに、既存業務にとらわれない新たな視点による鋭い指摘が入る可能性もあります。

ポイント4 ：業務マニュアルに結果を記録する

業務棚卸や業務改善の結果は、情報としてとりまとめて業務マニュアルに反映しましょう。
業務棚卸によって得られた業務の変更点・改善点が組織内ですぐに周知され、日ごろの業務に反映させることができます。
業務マニュアルが整備されていない会社では、マニュアル整備のチャンスにもなります。業務棚卸で出た結果は、必ず今後の業務に活かせるようにしてください。

ポイント5 ：自社内での実施が難しい場合には

自社内での業務棚卸の実施が難しい場合は、外部の専門家に委託することもひとつの選択肢です。委託先としては、業務改善を請け負うコンサルティング会社や、業務マニュアル作成を担うマニュアル作成会社などが考えられます。
外部に委託することにより、社内の工数は抑えながら外部の視点を取り入れることもでき、より客観的で効果的な棚卸が可能になるでしょう。

業務棚卸を成功させるために

いかがだったでしょうか。業務の改善につながる業務棚卸について紹介しました。業務棚卸の手順や、成功させるためのポイントについてもご理解いただけたと思います。
業務棚卸は、業務の可視化を実現するとともに業務効率化や改善にもつながる、メリットの大きな施策です。業務改善を前に進めたいと考えている企業のご担当者は、ぜひこの機会に業務棚卸をご検討ください。
フィンテックスでは、業務マニュアルや業務フロー図の作成はもちろん、事前の業務洗い出しや体系整理、業務課題の抽出・整理といったマニュアルコンサルティングにも対応しています。業務棚卸にお困りの際にはぜひフィンテックスへお問い合わせください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。