マニュアル作成のプロが解説！業務チェックリスト作成のすすめ

日々の業務を円滑に進めるために欠かせないのが、業務チェックリストです。適切なチェックリストを作成し運用することで、業務管理がスムーズになり、業務の効率化にも繋がります。

本記事では、業務チェックリストの作成手順や運用のポイント、さらにマニュアルとの連携について詳しく解説します。

目次
業務チェックリストの役割とメリット
チェックリスト作成の3ステップとポイント
業務チェックリストの運用のコツ
業務チェックリストとマニュアルの連携
まとめ

業務チェックリストの役割とメリット

なぜ日々の業務にチェックリストが必要なのでしょうか。業務チェックリストの役割とメリットについて詳しく解説します。

業務チェックリストとは？

業務チェックリストとは、作業内容やタスクをリスト化して整理し、進捗状況を記録できるようにしたものです。業務を行う前に見ることが多いマニュアルとは異なり、チェックリストは業務を行いながら使用する指標となります。複数人が関わる業務では、共通の指標として機能します。

チェックリストを活用するメリット

業務チェックリストを活用することで、以下のようなメリットがあります。

• 作業ミスを防止できる
  リストに基づいて作業を進めることで、抜け漏れや誤りを防ぎます。
• 業務を標準化できる
  作業内容が統一され、品質がばらつきにくくなります。
• 効率的に進捗管理ができる
  タスクの完了状況が「見える化」されるため、全体の進捗を把握しやすくなります。
• 業務効率化に繋がる
  一つひとつの作業が明確になり業務全体も可視化されるため、業務の無駄を削減できます。

チェックリスト作成の3ステップとポイント

業務チェックリスト作成の3ステップとポイントを具体的に解説します。

Step1：業務内容を洗い出す

まずは、業務内容をすべて洗い出しましょう。どのようなタスクがあるのかをリストアップすることで、全体像を把握し、抜け漏れを防ぐことができます。
「誰が、いつ、何を、どこまで」行うのか、実際に業務を担当している人から聞き出します。現場のリアルな意見を取り入れるとより正確なリストが完成します。

Step2：優先順位をつけて整理する

洗い出した業務に、重要度や緊急度に応じて優先順位を設定します。
たとえば、「最初に完了すべきタスク」「他作業と並行して行えるタスク」「あとで実施すればよいタスク」といった形で分類すると、業務を効率的に進めやすくなります。日常業務であれば、時系列で整理してもよいでしょう。

Step3：テンプレートを活用してリスト化する

テンプレートを用意しておくことで、業務ごとにチェックリストをゼロから作る手間を省けます。標準的なテンプレートにすれば、全員が同じ形式で運用でき、業務の一貫性が保たれます。

テンプレートはエクセルやタスク管理ツールで簡単に作成可能です。
また、以下のサイトで提供されているテンプレートを利用してもよいでしょう。複数人で同時に使用する場合はスプレッドシートがおすすめです。

• Canva　チェックリストテンプレート
• ビズ研　チェックリストテンプレート26種類｜Excel
• Microsoft 365　カスタマイズ可能なリスト デザイン テンプレート
• プリントアウトファクトリー　チェックリスト表

記載のポイント

業務チェックリストは、以下のポイントを意識して記載しましょう。

• チェック項目は具体的かつわかりやすく
  各項目は誰が見てもできるように具体的かつ簡潔に書きましょう。「資料を確認する」ではなく「〇〇資料の正確性をチェックする」のように、何をどうするのかを明確に書くことで、迷わず作業できます。
• チェック基準は明確に
  各タスクが完了したと判断するための基準や、確認方法は明確にしましょう。たとえば、「〇〇が表示されたことを確認する」「直属の上司の承認を得る」といった具体的な基準を設定することで、誰が行っても業務の品質を保つことができます。

業務チェックリストの運用のコツ

業務チェックリストは、作成して終わりではなく、使用されなければ意味がありません。以下で効果的な運用のコツを解説します。

定期的な更新と改善

業務は常に変化します。チェックリストも、それに合わせて定期的に見直しを行うことが重要です。現場からのフィードバックをもとに更新を繰り返すことで、常に最新の業務内容に対応したチェックリストを維持できます。

目的と使い方の周知

チェックリストに記録することが目的になってしまっては、気づきや改善は生まれず、業務効率化には繋がりません。なぜチェックリストを使用するのか、どのように使用してほしいのか明確にして周知しましょう。

デジタルツールを活用した運用

チェックリストをデジタル化することで、効率的な管理と運用が可能になります。
タスク管理ツールやクラウドサービスを活用すれば、チーム全体の進捗状況をリアルタイムで確認・共有しやすくなります。特に複数人で同時に業務を進める際には、非常に効果的です。

業務チェックリストとマニュアルの連携

業務チェックリストとマニュアルを組み合わせることで、どちらのツールも単独で使用するより効果が大幅に向上します。以下では、両者を連携させるメリットを解説します。

業務の質が向上する

マニュアルには作業手順や基準が詳細に記載されていますが、実践段階ではすべてその通りに作業できるとは限りません。
たとえば、マニュアルの内容をもとに「作業を完了したら確認するべき項目」をチェックリスト化すれば、現場での確認作業の抜け漏れを防ぐことができます。

マニュアルが「理解のためのツール」だとすれば、チェックリストは「実践のためのツール」として機能します。それぞれの内容を対応させることで、業務における理解と実践の質を向上できます。

効率的な業務整理ができる

マニュアルとチェックリストの作成には、どちらも業務整理が必要です。並行して作成することで、業務内容をより具体的かつ体系的に整理できます。
マニュアルに記載する内容を決める際、「チェックリストに含めるべき要素」も検討することで、業務内容の洗い出しや優先順位づけが一度にできるので効率的です。

現場で使いやすくなる

チェックリストとマニュアルを連携する際は、現場スタッフの視点を取り入れることが重要です。たとえば以下のような仕組みが考えられるでしょう。

• 業務マニュアル内の解説箇所に、対応するチェックリストへのリンク（クリックでチェックリストが開く）を設定する。
• 業務マニュアルで特に重要なポイントや注意点をチェックリストにも記載する。
• 現場での実践後に意見交換の場を設け、フィードバックの反映・改善を続ける。

現場の声をもとに改善することで、スタッフの意識が高まりスタッフ教育の効果も期待できます。

まとめ

業務チェックリストを活用することで、効率的な業務管理を実現できます。
また、マニュアル作成と連携させることで、業務チェックリストとマニュアルの相乗効果が生まれます。ぜひ、本記事で紹介した作成方法やポイントを活かして、業務効率化を目指してみてください。

フィンテックスでは、業務マニュアルの整備・制作を通じて、多くのお客様の業務課題解決のお手伝いをしています。チェックリストの活用についても、ぜひご相談ください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。