マニュアル作成の外部委託ってどう？内製との違いを徹底解説

マニュアルを作成することになった場合、皆さんの会社ではどんな手段をとりますか？

1. 外部の専門業者に委託する
2. 自社内ですべて作成する

考えられる手段は、大きくこの2パターンでしょうか。

今回ご紹介したいのは、「1．外部の専門業者への委託」について。「2．自社内ですべて作成する」場合と比較しながら、「マニュアル作成代行会社」のサービスのメリットをお伝えします。

マニュアル作成代行会社とは？

マニュアル作成代行会社とは、企業の業務マニュアルや操作マニュアル（取扱説明書）の作成を専門に請け負う会社のことです。

世間的には、マニュアルを専門で作成している会社があることをご存知ない方がほとんどです。
社内で使用する業務マニュアルはその会社の人が作るもの。
製品に付属する取扱説明書はそのメーカーの人が作るもの。
そう考えている方も多いと思いますが、現実はそうではありません。

意外と多くの企業が、自社内で使用する業務マニュアルや自社製品に付属の操作マニュアルの作成を、専門業者へ外部委託しています。

それには、こんなメリットがあるからです。

マニュアル作成代行会社に依頼するメリット

高品質なマニュアル作成

• 専門ライターが作成するため、対象読者に適した、理解しやすいマニュアルになります。
• 業務フロー図やフォーマット化などにより、統一感のあるわかりやすいマニュアルになります。
• 必要な情報を探しやすい構成、デザインでマニュアルを設計します。

社内リソースの節約

• マニュアル作成に必要な労力を大きく削減し、本業に集中できます。

マニュアル作成の標準化とノウハウの蓄積

• マニュアル作成代行会社のノウハウにより、デザイン・内容ともに標準化されたわかりやすいマニュアルが完成します。
• 作成手法やルールをとりまとめた制作ガイドラインが納品されるため、納品後も社内で一定品質を維持しながら更新作業を実施できます。
• 作成過程で蓄積されたノウハウを社内に共有することで、今後のマニュアル作成や改善の指針として活用できます。

多様な形式に対応

• 紙媒体だけでなく、PDF・オンラインマニュアル・動画マニュアル・インタラクティブな操作ガイドなど、さまざまな形式のマニュアルを作成できます。

マニュアル作成代行会社に依頼するデメリット

コストがかかる

業務委託費用が発生するため、社内での予算確保や稟議申請が必要です。

ある程度の社内工数が必要

取材・ヒアリングや作成・校正の工程を繰り返しながら完成させるため、取材への対応や原稿のチェック作業など、ある程度の社内工数が必要になります。

社内の細かなニュアンスの伝達が必要

マニュアル作成代行会社に自社の業務や製品仕様を詳細に伝える必要があるため、取材・打ち合わせへの対応や資料提供等の準備が必要になります。

• 業務マニュアルの場合：
  • 業務の流れや手順、ルールを説明するため、既存のマニュアルやメモ、業務一覧などの提供が求められる。
  • 実務担当者の取材・ヒアリング対応が必要になる。
• 操作マニュアルの場合：
  • 製品やシステムの仕様を伝えるための、仕様書や設計書などの提供が求められる。
  • 操作手順の確認や画面キャプチャの取得のため、デモ環境やモックアップの貸与が必要になる。
  • 開発担当者や設計者の取材・ヒアリング対応が必要になる。

マニュアルを内製するには？

外部委託せずに社内でマニュアルを作りたいと考えた場合に、どんな手段があるのかを考えます。

1. Office等、汎用的なツールを使って作成する
2. マニュアル作成専用ツールを導入して作成する

これらの選択肢が考えられますが、自社内で作成・管理を行う点が共通しており、メリットとデメリットがあります。

マニュアルを自分で作るメリット

コストを抑えられる

外部委託費が発生しないため、外部に支払うコストがかかりません。

自由度が高い

自社の都合に応じて、スケジュールやマニュアルの構成・内容を検討・決定できます。

即時更新が可能

外部業者に情報共有や指示を出すことなく、突発的な修正・追加作業にすぐに対応できます。

マニュアルを自分で作るデメリット

社内リソースが必要

全作業を社員でまかなうため社員の工数がかかり、兼業の場合には本業に影響が及びます。

品質の均一化が困難

作成担当者のスキルや経験に応じて品質にバラつきが生じるなど、理想通りのわかりやすいマニュアルに仕上げるのが困難です。

デザインの統一や改善が困難

視覚的に見やすくわかりやすいマニュアルを仕上げるには、デザインスキルと統一されたデザインフォーマットが必要です。

マニュアル作成専用ツールとは？

マニュアル作成専用ツールとは、マニュアルの作成・管理を効率化するためのソフトウェアやクラウドサービスのことです。

便利な機能が搭載されたツールが数多く提供されており、社内でマニュアルを作成したいと考える企業に導入されています。

専用ツールを使うメリット

統一性のあるマニュアル作成

ツール上で提供されているデザインテンプレートを活用することで、短時間で統一感のあるマニュアルを作成できます。

管理・更新のしやすさ

• クラウド上でデータが一元管理されるため、社内サーバ等でのファイル管理・版管理が不要です。
• 編集・校正・公開作業がクラウド上で完結するためマニュアル作成工程がシンプルになり、改訂時の配布・共有も容易です。
• ツールの使い方を一度習得すれば、更新作業が容易です。

専用ツールを使うデメリット

ランニングコストが発生する

多くのツールは初期導入費用に加えて月額利用料が必要なため、継続的な利用料金が発生します。

ツール操作の習熟が必要

新しいツールの使い方を習得するまでに時間がかかる場合があり、更新担当者が固定化されるリスクがあります。

自由度の制限

ツールによってはデザインやレイアウトの制限があり、マニュアル上で表せない表現があります。

外部委託と内製、どちらを選ぶ？

ここまで、外部委託と内製、双方のメリットとデメリットを見てきました。あなたの会社はどちらを選びますか？

徹底比較

以下の表で、それぞれの選択肢を比較してみましょう。

外部委託が向いている会社

以下のような企業の場合、マニュアル作成代行会社への外部委託をおすすめします。

• 高品質なマニュアルを作成したい
• 社内の負担を最小限に抑えて作成したい（人員、環境、スキルが足りない）
• 統一されたフォーマットで、実用性の高いマニュアルを作りたい
• 紙・デジタル・動画など、希望の形式でマニュアルを作成したい

マニュアル作成代行会社への依頼がおすすめ

いかがでしたか。マニュアル作成代行会社への外部委託という選択肢について、ご理解いただけたかと思います。

フィンテックスでは、豊富な制作実績と専門ライターの確かなスキルにより、現場で役に立つ高品質なマニュアルを作成・ご提供します。

「はじめてのマニュアル作成でどうしたら良いかわからない」「一度話を聞いてから、社内で制作するか外部委託かを決めたい」など、どんなお悩みもぜひ一度当社までご相談ください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php