業務マニュアル管理の基本と効果的な改善方法を徹底解説

社内で業務マニュアルを活用する際に、運用や管理方法が定まっていないことに課題を感じている方は多いかもしれません。マニュアルがうまく管理されていないと、古い情報が残ったままになったりどこにマニュアルが保管されているかがわからなくなったりして、社内業務をサポートするはずの業務マニュアルが、その役目を果たせていない可能性があります。

この記事では、「業務マニュアル」にターゲットを絞って、「マニュアルの管理」に関する基本的な考え方や、効果的な運用方法を解説します。これを機に社内のマニュアル管理方法を見直し、改善に向けた活動をスタートしてみましょう。

目次
マニュアルの管理とは
マニュアル管理の手段・選択肢
マニュアル管理に必要な準備
トラブルシューティングと対策
まとめ

マニュアル管理とは

まず「マニュアルの管理」とは何なのか、何をどうすることなのか、その意味合いや重要性から確認してみましょう。

マニュアル管理の基本的な定義

「マニュアル管理」とは、マニュアルを一元的に整理し、定期的に見直しや更新を行い、関係者がいつでもアクセスできる状態にしておくことです。情報の整合性を保つための体制や手順を整え、文書の整備、保管、共有、さらには廃棄までスムーズに行うことが求められます。

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業務マニュアルの重要性

さらに、「業務マニュアル」が社内で果たす役割やその重要性をいまいちど確認しておきましょう。「業務マニュアル」とは、社内の統一された業務手順やルールが記載されており、特に新人教育や業務の引き継ぎ時に役立つ社内文書です。また、業務フローの標準化を図りマニュアルに盛り込んで社内に周知・共有することで、業務ミスやトラブルの防止、業務効率向上にも効果があります。

マニュアル管理がもたらすメリット

マニュアル管理を適切に行うことで、業務全体の質が向上します。具体的には、以下のメリットが得られます。

• 業務効率の向上: 誰もが必要なときに最新のマニュアルにアクセスできるため、業務がスムーズに進行します。
• 情報の一貫性: 標準化された業務手順やルールが明記されているため、全社員が同じ手順・ルールに基づいて業務を遂行できます。
• 時間の節約: 必要マニュアルに即アクセスできる仕組によってマニュアルを探す手間が省け、誤った情報に基づいて業務を行うリスクも減少します。
• 新人教育の効率化: マニュアルを用いた教育や指導が容易になり、新入社員の早期戦力化や離職リスクの低減も期待できます。

マニュアル管理の手段・選択肢

マニュアルを適切に管理するためには、どのような手段を選ぶかが重要です。ここでは、代表的なマニュアル管理方法を紹介します。自社の状況に合わせた最適な方法を検討してみてください。

社内ファイルサーバでの共有・管理

社内のファイルサーバを利用して、マニュアルを一元管理する方法です。Office系のアプリケーションでマニュアルを作成・更新・共有する企業では、最も一般的な手段でしょう。

フォルダ構成を整えて社員ごとにアクセス権限を設定することで、共有と管理を効率化できます。ただし、更新・管理に関するさまざまなルール（保存場所やファイル名、保存方法など）を取り決めて遵守しないと、保存場所がわからなくなったり最新データを紛失したり、さまざまなトラブルが起きる可能性があります。

クラウドストレージの活用

GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドストレージを利用してマニュアルを管理する方法です。すでにストレージサービスを活用している企業では、マニュアルの管理ツールとしても導入しやすい手段でしょう。

クラウド上で管理することで、社内環境のどこからでもアクセスが可能で更新もしやすく、最新のマニュアルが常に共有されます。バージョン管理や権限設定も行えるため効率的な管理が可能ですが、ファイルの上書きや更新がしやすいため、誤った情報を公開することがないように、更新→承認→公開フローのルール化が重要です。

文書管理システムの導入

文書管理システム（DMS）は、マニュアルも含めた社内デジタル文書を作成・格納・共有・管理するための仕組み（システム）のことで、マニュアルのバージョン管理や承認フローの自動化も実現できます。特に、大規模な組織でマニュアルの数が多い場合に導入すると効果的です。

ただ、初期の導入費用やランニングコストがかかり、維持管理に精通した担当者が必要となるため、組織体制や対象となるマニュアルの規模、システムの機能・コストに応じて、慎重に導入を検討しましょう。

ナレッジベースの導入

ナレッジベースは、個人や部署ごとに蓄積されたノウハウやナレッジ（知識）を、全社的に広く共有・活用できるようにしたデータベースのことです。

ナレッジマネジメントツールとしてさまざまなタイプのシステム・サービスが存在します。FAQ形式で業務に関するナレッジを蓄積・共有する機能や、大量の社内情報から必要なデジタルデータを素早く検索で探し出せる機能を持つツールもあります。

特に、情報量が多い企業や、複数の業務を管理している企業に適しています。

マニュアル管理に必要な準備

マニュアル管理を始めるには、まず現状の把握と準備が必要です。ここでは、具体的にどのような準備を行うべきかを見ていきます。

現状のマニュアルの棚卸し

まずは、現在社内にどのようなマニュアルが存在するのかを把握しましょう。どの部署がどのマニュアルを使用・管理しているのか、内容は最新か、保管場所は適切かを確認します。これにより、改善すべきポイントが見えてきます。

管理体制の整備

マニュアル管理を効果的に行うためには、管理体制の整備が必要です。各部署に担当者を置き、マニュアルの作成・更新・保管を一元管理するためのフローを確立しましょう。特に、更新時期や見直しのタイミング・手法を明確にしておくことが重要です。

社内のリソースによっては、本業と兼任する担当者もいるでしょう。兼任となる場合でも、取り決めたルールに即して更新や管理業務を実施できるよう、社内の業務調整を行うことが大切です。

必要なツールとシステムの選定

マニュアルを適切に管理するために新たなツールやシステムを導入する場合には、その選定を行う必要があります。「マニュアル管理の手段・選択肢」で紹介した選択肢から手段を選び、新たなツールの導入が必要な場合は自社に合ったものを選定しましょう。

メンバーの役割分担と教育

マニュアル管理を円滑に進めるためには、関係者の役割分担を明確にし、全員がその役割を理解することが大切です。また、使用ツール・システムの使い方やマニュアル作成のポイントについて、定期的な教育や研修を行うことで、チーム全体のリテラシーや意欲を高めます。

ガイドラインの作成と共有

マニュアルの作成・更新・保管方法に関するガイドラインを策定し、社内全体で共有することが重要です。このガイドラインに従って業務を進めることで、マニュアルの質や一貫性が保たれます。シンプルでわかりやすいガイドラインを作成し、全員が参照できるようにしましょう。

• ガイドラインとは：マニュアルの書き方やレイアウトの仕方、ツールの操作方法など具体的な「マニュアルの作成方法」を解説します。また、作成（更新）～社内承認～公開までの流れや役割分担といった具体的な「運用方法」も明記します。

トラブルシューティングと対策

マニュアル管理を進めるうえで、トラブルが発生することもあります。ここでは、よくある問題とその対策について説明します。

よくある問題と対策

古い情報が更新されずにマニュアル上に残っている（更新が行われていない）、更新履歴が残っていないといった問題が発生することがあります。これは、「管理体制の整備」で取り決めた管理体制が機能していない結果です。なぜ機能していないのか、その要因を探りながら解決を図ります。

• 担当者がマニュアル更新作業を忘れてしまった・・・更新時期を知らせるアラート機能や定期的なリマインダー機能を活用する。
• 担当者が忙しすぎてマニュアル更新作業に着手できない・・・所属部署の上席に掛け合って社内のリソース調整を依頼する。
• スキル不足で担当者が更新作業を実施できない・・・再度研修を受講するか、担当者の交代を検討する。

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トラブル発生時の迅速な対応方法

マニュアルのデータを誤って削除してしまった、誤った情報を記載したまま公開してしまった、等、想定されるトラブルに備えて、あらかじめ対応策を準備しておくことが重要です。例えば、文書データの復旧機能や、更新履歴の確認ができるツールを使うことで、トラブルの解決を早めることができます。

文書の紛失や破損への対策

文書の紛失や破損を防ぐためには、定期的なバックアップの運用が不可欠です。

社内のファイルサーバ上で管理する場合には、必ず定時のバックアップスケジュールを設定して、データの紛失や破損に備えましょう。クラウドツールを導入している場合には、自動バックアップにより最新データが常に保存されるうえに、バージョン管理も行えるため、災害など万が一の際にもスムーズな復旧が可能です。

重要な文書に対してはアクセス権限を限定し、紛失や改ざんのリスクを減らすことも重要です。

権限管理とセキュリティ対策

マニュアルには企業の重要な機密情報が含まれているため、適切な権限管理とセキュリティ対策が不可欠です。各メンバーの役割に応じて閲覧・編集権限を設定し、情報漏洩を防ぐとともに、セキュリティ対策を強化してマニュアルの安全性を高めます。定期的にアクセスログやセキュリティチェックを行い、不正なアクセスがないかを確認することも重要です。また、クラウドサービス等の利用で外部サーバを利用する場合には、提供ベンダーのセキュリティ対策についても必ずチェックしておきましょう。

管理方法の定期的な見直し

マニュアルの管理方法について、その手法や担当者、タイミング、作業ルールについて問題がないかどうか、定期的な見直しが必要です。企業では、その規模や拠点数、社員数、業務内容の変遷によって、必要な仕組みも変化していきます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。業務マニュアルの管理は、社内全体の業務効率や情報の一貫性を高めるためにとても重要な施策です。必要に応じて、社内体制を整えたりツール・システムを導入したりして、マニュアル管理業務の改善を図ってください。

社内で必要なリソースを確保できない、ツール・システムの取り扱いに苦慮している、何から手を付けたら良いかわからない、等の課題をお持ちの方、ぜひフィンテックスへご相談ください。当社では、マニュアル作成後の保守・運用面でもサポートが可能なほか、「マニュアルコンサルティングサービス」にて各種ご相談を承ります。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。