組織作りとは？押さえておきたい基本原則と成功のポイント

企業として成長を目指す際には、組織作りを実践することが重要です。単純にチームを作るということではなく、日々変化していく環境に対応できるような強い組織作りが求められます。
ですが「組織作りについてよくわからない」という方もいるのではないでしょうか。

そこで、強い組織作りに取り組んでいきたいと考えている方のため、押さえておきたいポイントや目的、期待できる効果、どのように取り組んでいけば良いのかなどについて解説します。
この記事を読むことで組織作りの基本が理解できるため、ぜひ参考にしてください。

目次
組織作りとは何か？
組織作りの基本原則
組織を構成する要素とは？
組織作りの方法
組織作りのポイント
企業として上を目指していくために組織作りは欠かせない

組織作りとは何か？

組織作りとは具体的にどのようなものを指すのでしょうか。これは目的と組織を作ることで得られる効果を解説していきます。

組織作りを行う目的

組織作りの目的は、個人では達成困難な目標を実現するために、複数人が協力できる枠組みを作り、組織全体の力を強化することです。
企業が成長を目指すためには、共通の目標を共有する仲間と連携しながら業務に取り組む必要があります。

これらが自然に実現できる環境を整えることが重要です。従業員同士が手を取り合い、それぞれの力を発揮しやすい状況を作ることは、会社が成長していくうえで欠かせません。
組織作りがうまくいけば従業員にとって働きやすい環境ができあがるため、会社の利益向上にもつながります。

組織作りで得られる効果

優秀な従業員がたくさんそろっていたとしてもそれだけで企業が成長していくわけではありません。それぞれの従業員が力を発揮しやすい環境を作ることが重要です。組織作りによって1人ではできなかったことができるようになります。

例えば、複数人が集まればそれぞれが持っている知識や経験を活かしながら課題に立ち向かっていくことが可能です。また、個人で取り組むのと比較して時間効率良く業務ができるようになるため、短納期にも対応できるようになります。

個人の得意分野を活かせる形で働ければそれぞれにとって働きやすい環境を目指すこともできるでしょう。何か困ったことがあった時やうまくいかなかった時に助け合える関係性を築くことにより、精神的な支えにもなります。

組織作りの基本原則

組織作りには基本原則と呼ばれるものがあります。ここでは、押さえておくべき5つの原則を確認します。

専門化の原則

組織内では、業務を分業化して専門性を高める方法を検討する必要があります。専門的に一部の業務に特化する形で取り組むことにより、生産性の向上が期待できます。
幅広い業務を1人で担当するのではなく、専門性を高めた業務を行うことでスキル習得が早まり、専門家として業務に取り組むことで責任感も向上します。

さらに、幅広い業務を行うのではなく専門的な業務に特化することで、業務内容のマニュアル化が容易になる点も特徴です。

権限責任一致の原則

権限責任一致とは、漢字の通り、『権限』と『責任』の重さが同じになるよう体制を整えることを言います。

例えば、さまざまな権限を与えられているにも関わらず、取らなければならない責任が小さいようだと、リスクを気にすることなく不適切な行動や判断をしてしまう恐れがあるため、注意しなければなりません。
反対にそれほど権限が大きくないのに責任ばかり押し付けられてしまうと、仕事へのモチベーションが低下してしまいます。このことから、権限と責任の重さを一致させることが大切です。

統制範囲の原則

どれだけ優秀な人物であったとしても、適切に監督・管理できる部下の数には限りがあります。管理者が管理しなければならない従業員の数が多すぎれば、一人ひとりに目が届かなくなってしまうこともあるでしょう。
これが大きなミスやトラブルにつながってしまう恐れもあります。

こういったことがないように、管理者がどの程度の部下を監督・管理できるのか適切に判断したうえでそれに見合った人数を任せることが大切です。そのためには管理者としての実力をしっかりと見極めていかなければなりません。

命令統一性の原則

一つの業務に対し、命令を出す人が複数いるとどの人の指示に従えば良いのかわからなくなってしまいます。指示を出す人によって言っていることが全く異なるようだと、なおさらです。

複数人から指示を出された場合は現場が混乱してしまうだけではなく、作業効率が悪くなります。さらに、従業員のモチベーション低下にもつながる恐れがあります。

そのため、原則として指示を出す担当者は統一しなければなりません。大きな権限を持っている人に確認する手間が発生することにもなるので、命令統一性の原則に従い、指示する人は1人に限定するか統一しておきましょう。

権限委譲の原則

権限委譲とは、管理者がすべての業務を行うのではなく、管理者が持っている権限を一部部下に委譲する形で業務を任せることを言います。そのうえで管理者自身は非定型業務に専念すべきという考え方です。
また、権限を委譲したらその先の業務は部下に任せ、管理者があれこれ口出しをしないことも重要になってきます。

細かすぎる指示を出すと従業員のモチベーションが低下するため、注意が必要です。権限を委譲して業務を任せる際には、従業員の実力を見極め、適した業務を与えることも重要です。

組織を構成する要素とは？

組織を構成する要素として、共通の目的、貢献意欲、コミュニケーションの3つが挙げられます。これらはアメリカの経営学者であるチェスター・バーナード氏が提唱したものであり、組織を成立させるためにはどれか一つが欠けていても成り立たないとされています。
それぞれどういったものなのか確認しておきましょう。

共通の目的

企業がどのような目的や信念を掲げているかを明確にし、それを全員で共有しましょう。企業が成長していくためには、それを支える従業員の力が必要です。
ですが、それぞれが目指しているところが違うとまとまりがなくなってしまいます。多くの企業で企業理念や経営ビジョンを掲げて従業員に周知しているのもこのためです。

共通の目的を持つことにより、何を目指してどういった形で取り組んでいけば良いのか見えてくるようになります。

貢献意欲

より良い組織を作っていくためには貢献意欲が欠かせません。これは、自ら率先して組織や会社のために何かしていきたいという思いのことです。
モチベーションのことと理解するとわかりやすいでしょう。

無条件で会社のために努力を続けるのは難しいことです。そのため、貢献意欲の裏側には「がんばることで出世したい」「魅力的な仲間と協力して達成感を得たい」などの感情も隠れています。
組織作りをする際にはこういった貢献意欲を高めるための取り組みも重要です。

コミュニケーション

プロジェクトを推進する際には、組織内での協力が必要です。話し合いや情報交換を行いながら、より良い結果につながるように努力していかなければなりません。
その際に必要になるのがコミュニケーションです。意思疎通がうまくいかない場合はそれぞれが直面している課題やトラブルが理解できず、協力できなくなることもあります。

また、コミュニケーションを取ることは風通しの良い組織を作るためにも必須です。コミュニケーションが取りやすい環境を整えていくようにしましょう。

組織作りの方法

これから組織作りをしていこうと考えた際は、具体的にどういったことを行えば良いのでしょうか。組織文化を構築したうえで組織の構造を作り、人事システムを構築していくこととなります。
それぞれポイントを解説します。

組織文化を構築する

はじめに行うべきなのが、組織としての文化作りです。これは、社風や企業風土、カルチャーと呼ばれる概念を指します。複数の従業員が集まって過ごすだけでも自然に文化はできていくものではありますが、自然に発生した文化はコントロールが難しいのが特徴です。

そのため、組織作りをする際には意識的に文化を決めていくようにしましょう。上から命令する形で文化を作るのではなく、従業員が共感でき、経営理念に沿った文化を作り上げることが重要です。

組織の構造を作る

続いて組織としての構造を作っていきます。ここで言う構造とは、職能別組織、事業部制組織、チーム制組織の3つを指します。
それぞれ紹介します。

職能別組織

業務の種類ごとに必要となる専門性の高い組織をまとめていきます。

例えば、営業担当や仕入れ担当などが該当します。具体的にどういった職能別組織が必要になるかは企業によって異なるため、慎重に検討する必要があります。
職能別組織を構築することで、従業員同士が各組織内で連携しやすくなります。

従業員によっては、複数の職能別組織に属することになるケースもあるでしょう。ここで注意しなければならないのが、その従業員の負担が大きくなりすぎないように調整するということです。
組織単位で負担を確認した場合、個人単位での負担が見えにくくなってしまうこともあるため注意しましょう。

事業部制組織

事業内容ごとに組織を編成する形態が事業部制組織です。例えば、新規事業部や不動産事業部、マーケティング事業部などです。

企業が異なるジャンルの事業を複数にわたって展開しているような場合は、事業部制組織が向いていると言えるでしょう。事業所ごとに権限を持つ形になるので、スピーディーな意思決定が必要となった際にすぐに対応できます。

ただ、事業部ごとにノウハウが分かれて蓄積されてしまうことや、他の事業と協働しにくいといった側面も併せ持つので、こういったことへの対応が必要です。

チーム制組織

何か目的を達成するために編成される組織がチーム制組織です。例えば、特定のプロジェクトを進めていくために組織を立ち上げ、プロジェクトが完了したあとは解散するような形の組織もあります。
これがチーム制組織に該当します。各プロジェクトに合わせて専門的な知識を持ったメンバーを集めることになります。

チーム制組織で集められたメンバーは自身が本来所属している部署の業務も行わなければならないことが多く、負担が大きくなってしまうこともあります。

人事システムを構築する

人事システムとして、採用や報酬・給与、人事評価に関するシステムを構築していくことが重要です。システムを構築することで、いつどんな職種の人材を何人採用するのか、採用スケジュールが立てやすくなります。

また、報酬や昇進・昇格などに関する基準が曖昧だと、従業員に不安や不満を抱かせてしまうことになるので、こちらも人事システムによって明確に定めておくことが求められます。

組織作りのポイント

組織作りをする際には、いくつかポイントがあります。
特に重要なポイントとして、以下の3点を挙げます。

ポイント①企業理念やビジョンを従業員に周知する

組織としての企業理念やビジョンを明確化し、従業員に周知することが重要です。
同じゴールを目指し、同じ気持ちで取り組んでいくからこそ強い組織になります。

各従業員が異なる理想を持っている場合、結束力が低下する恐れがあるため、注意が必要です。

ポイント②人材育成に注力する

組織作りでは人材の育成にも注力していきましょう。企業理念やビジョンを理解し、それに沿った形で一緒に努力していける人材を育てることが欠かせません。
そのためには、人材育成の仕組みを整えていくことも重要です。

人材育成の過程で、社長や役員が企業理念をわかりやすく伝えることで、組織の考え方や目標が従業員に浸透しやすくなります。

ポイント③従業員の特性を把握する

組織で人員配置を行う際には、従業員の特性に合った形にすることが理想です。そのためには、一人ひとりの従業員の特性を正しく把握しなければなりません。
人員配置を検討する立場にある人は従業員とコミュニケーションを取る機会を増やし、その従業員がどういった人物でどういったことを得意としているのかなどを見極めていきましょう。

企業として上を目指していくために組織作りは欠かせない

いかがだったでしょうか。組織作りの概要、目的、効果、そして実践方法について解説しました。
組織作りをしていくうえでの基本についてご理解いただけたかと思います。
単に従業員を集めるだけではなく、強い組織を作るためには、基本原則を理解し、入念に検討したうえで取り組む必要があります。

例えば、マニュアルを作成することも効果的な手段です。わかりやすく企業理念が理解できるような新人教育マニュアルを作ることにより、企業理念への共感が生まれやすくなります。
フィンテックスでは読みやすくて理解しやすいのはもちろんのこと、表現なども工夫しながら現場で活躍するマニュアル作成を行っているので、ぜひご相談ください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。