フィンテックスにマニュアル作成代行を依頼する際、何を準備すればいい？

自社内でマニュアルを作る余裕がない、今のマニュアルをきれいに作り変えたい、などの場合にマニュアル作成を外注する方法があります。とはいえ、「専門的なことを扱う会社だから外注するのは難しいのでは……」「忙しいのでできるだけお任せしたい……」「マニュアル作成自体初めてで何から用意したら……」など、作成代行への不安がある方も多いと思います。

本記事では、フィンテックスのマニュアル作成代行の流れと、各段階でお客様に準備していただきたいもの・ことを説明します。マニュアル作成代行への不安が解消されれば幸いです。

目次
マニュアル作成代行とは
お客様に準備していただきたいもの・こと
まとめ

マニュアル作成代行とは

マニュアル作成代行とは、自社内ではなく専門的にマニュアル作成を行う会社に依頼しマニュアルを作成することです。
フィンテックスでは業務マニュアルや操作マニュアルの作成はもちろん、マニュアルのあるべき姿の検討としてマニュアルコンサルティングも行っております。

マニュアル作成代行のメリット

マニュアル作成代行のメリットは大きく分けると以下の3つです。

• 社内の負担、かかるリソースを減らせる
  社内でマニュアル作成を行うと、従業員が日常業務を行いながら作成することになり、十分な時間が取れないことがあります。場合によっては本業に影響が出ることも……。
  マニュアル作成代行を依頼すると従業員は本業に集中でき、社内で作成するより結果的に工数も費用も削減できるでしょう。

• 高い品質のマニュアルができる
  マニュアル作成代行会社はマニュアル作成のノウハウを持っているため、見やすくわかりやすいマニュアルを作ることができます。制作環境も整っているので、WordやPDF、動画などさまざまな形式のお客様に合ったツールでマニュアル作成ができます。

• 業務改善に繋がる
  すでに業務に関わっている従業員では気づけない、業務やマニュアルのわかりづらい点や疑問が生まれやすい点などに気づけます。新しいマニュアル作成に向けて、業務自体の改善に繋げることもできます。

マニュアル作成代行の流れ

当社のマニュアル作成代行は以下のような段階を踏んで行います。

問い合わせフォームまたはお電話からのお問い合わせ後、対面またはオンラインで打ち合わせを実施することが一般的です。
打ち合わせやお見積もりのために詳細情報が必要な場合、NDA（秘密保持契約）の締結を行います。

お客様に準備していただきたいもの・こと

フィンテックスにご依頼いただく場合、作成代行の段階に応じて資料や情報などをお客様に準備していただきます。

お問い合わせ時

お問い合わせ時は、マニュアル作成代行が可能か判断するため、以下について伺います。

• 対象となる製品、サービス、業務などの概要
• 現状に関する情報（問い合わせの背景、作成したいマニュアルのイメージなど）
• 希望納期
• 予算感

すべての情報が揃っていなくても対応は可能ですが、これらの情報があると、作成するマニュアルのイメージをお伝えすることや、お客様に合ったマニュアルを提案することができます。

お見積もり時

お見積もりを行うにあたり、制作分量（制作ページ数）が重要な指標となります。
お見積もり時は、マニュアルのページ数を想定するために、以下の資料をご提供いただきます。

• 既存マニュアル（社員教育で使用している資料、担当者のメモなどでも可）
• 【業務マニュアル】業務一覧
• 【操作マニュアル】機能一覧、設計仕様書
• 【操作マニュアル】画面数

お問い合わせ時の情報のみで概算見積もりもできますが、これらの資料があると、より具体的なお見積もりを提示することができます。

制作開始時

制作開始時は、原稿作成の準備のため、以下の内容を確認させていただきます。

• 連絡手段（データ授受方法、WEB打ち合わせ方法含む）
• 社内の文書・デザインルール
• 仕様書、画面遷移図
• システムのデモ環境
• 素材（画像、有償素材など）
• （ご希望がある場合）制作ツール、機材

事前に決まっているものがある場合は、情報をご提供いただくことでスムーズな進行が可能になります。

お客様内で決まっていない場合は、決まっていない旨をご教示ください。フィンテックス担当者が打ち合わせの中でフォローアップいたしますのでご安心ください。

制作段階

フィンテックスはマニュアル作成のプロではありますが、お客様の業務や製品・サービスに関しては初心者です。そのため、業務や製品・サービスについてご教示いただいたり、記載に誤りや過不足がないか確認していただいたりする必要があります。

制作段階では、記載内容についての確認として、以下のご対応をお願いいたします。

• フィンテックスが行う取材、ヒアリングへの対応
• フィンテックスが作成したドラフト版マニュアルのチェック（2回ほど）

ドラフト版マニュアルのチェックを複数回行うことで徐々に品質を高めたうえで、マニュアルが完成となります。
マニュアルは作成して終わりではなく、使われることが大切です。お客様の確認をいただくことで、使われ続けるわかりやすいマニュアルが作成できます。

「社内の余裕がないからマニュアル作成代行をするのに……」という場合は、お客様側の負担が少ない方法を検討いたしますのでご相談ください。

ヒアリング、社内校正についての詳細は以下のページもあわせてご確認ください。
「マニュアル作成における「初校」「2校」「念校」って何？」

まとめ

マニュアル作成代行サービスを利用することで、お客様の負担を少なく、高品質なマニュアルを作成できます。

フィンテックスでは、お客様に合ったわかりやすいマニュアルを作成するために、資料や情報のご提供をお願いしています。とはいえ、本記事に記載されたすべての情報を最初から準備できていなくても問題はございません。
フィンテックスの営業担当・制作担当がナビゲーションを行いますのでご安心ください。まずは現状を伺いますので、お気軽にお問い合わせください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php