マニュアル作成における「初校」「二校」「念校」って何？

フィンテックスにマニュアル作成を依頼すると、どんな流れで制作が進み、お客様にはどんなチェック作業が発生するのか……。マニュアルのアウトソーシングを検討されている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

本記事では、フィンテックスにマニュアル作成をご依頼いただいた場合の基本的な制作の流れと、お客様にお願いする「校正」の詳細、校正をスムーズに進めるポイントをご紹介します。

マニュアル作成の流れ

フィンテックスにマニュアル作成をご依頼いただいた場合、基本的に以下の流れで制作を進めます。

お客様からご発注いただいたマニュアルについて要件・仕様をよく確認のうえ、フィンテックスはマニュアルの原稿作成を進めます。原稿は、「校正」という複数回の内容チェックと修正作業を経てブラッシュアップされ、マニュアルとして完成した状態で納品となります。

マニュアル作成の「校正」とは？

そもそも、マニュアル作成での「校正」とは何でしょうか。
誤字脱字や誤用、表記のゆれなど「言葉」の修正に加えて、マニュアル原稿（文章・イラスト・画像）の情報についてもチェック・修正を複数回行い、誤りを正して整えていく作業を「校正」と呼びます。

この校正には、「フィンテックスが行う校正」と「お客様に実施していただく校正」の2段階のフェーズがあります。次から、各フェーズの詳細を解説していきます。

フィンテックス社内で行う「校正」

フィンテックス社内では、マニュアル作成のプロとして、以下の校正を行います。

• 誤字脱字・言葉の誤用・表記ゆれがないかといった、マニュアルにおいて必ずクリアすべき品質基準に関わる校正
• 必要な情報が盛り込まれているか、読み手にとって理解しやすい説明になっているかといった、マニュアル品質を担保するための校正

お客様からご提供いただいた資料や取材で得た情報をもとにマニュアルの内容を作成していても、誤った情報を記載している、あるいは情報が不十分となっている可能性もあります。
そのため、お客様にマニュアルの内容・情報に関する校正を次のフェーズでお願いしています。

お客様に依頼する「校正」

お客様には、一般的に「初校・二校・念校」という3段階の校正をお願いしています。
各フェーズでお客様からいただいたフィードバックをもとに、フィンテックスは原稿を修正します。

次に、「初校・二校・念校」について、それぞれの詳細を紹介します。

「初校・二校・念校」では何するの？

フィンテックスにおける初校・二校・念校の各定義と、お客様には実際に何をしていただく必要があるのかをご紹介します。
フィンテックスは、お客様から提供された資料やヒアリングを通じて得たインプット情報をもとに、マニュアルのドラフト版（＝初校）を作成します。
ドラフト版は、いただいた資料が古い、あるいはヒアリング時に漏れていた情報があるなどの場合、不完全な内容となります。お客様側で校正をしていただき、二校・念校で品質を高める手順が必要です。

初校

初校は、名前の通りフィンテックスの原稿が上がってから最初の校正を指します。
初回インプット情報で漏れた内容や、もっと記載を強化したい部分・削除して良い部分など、マニュアルの全体的な内容を踏まえてフィードバックしていただきます。
マニュアルの全ページをチェックしていただく必要があるため、全行程の中で最もお客様の負荷（工数）が必要なフェーズです。

主に以下のポイントをチェックしていただきます。

• 記載内容は事実と合っているか？
• 誤解を招きそうな表現はないか？
• 追加したい内容はないか？
• 削除したい内容はないか？
• 見直したい内容はないか？

初校チェックスケジュールに従い、修正内容を社内でとりまとめのうえ、校正結果をフィンテックスに戻していただきます。

二校

二校とは、2回目の校正を指します。
二校チェックスケジュールに従い、初校の指摘内容（校正結果）が適切にマニュアルへ反映されているか、チェックしていただきます。

また、漏れた内容や記載を強化したい部分・削除して良い部分などを再度ご確認いただき、追加修正がある場合は修正内容を社内でとりまとめのうえ、校正結果をフィンテックスに戻していただきます。

念校

念校とは、最終確認で「念のため」にあたる校正を指します。
念校チェックスケジュールに従い、二校までに指摘した内容（校正結果）が適切にマニュアルへ反映されているか、最終チェックしていただきます。

修正が発生しなければ「校了（校正完了）」となり、とうとうマニュアルの完成です。

校正をスムーズに進めるために

いざ社内で校正を始めてみると、思うように進まないこともあるかもしれません。
ここでは、社内の校正をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。

各校正の担当者を決めておく

後工程でやり直しが生じることがないように、社内で各校正を担当する人・部署をあらかじめ決めておきましょう。
担当者を決める際のポイントは、以下の通りです。

• メイン担当者は、初校から念校までを一貫して校正する
• 役割分担をする場合、担当分野に応じて分担する
• できるだけ多くの部署・担当者に校正を依頼する
• 早い段階で、決裁権限を持つ管理職の方にも目を通してもらう

校正結果のとりまとめが必要

複数人で校正した場合は、見解によって分かれた複数の校正結果をとりまとめていただく必要があります。たとえば、校正結果が複数ファイルにバラバラに入っていたり、同一箇所に異なる指摘が入っていたりすると、正確に修正作業を進めることができません。

また、校正結果について確認のやり取りが何度も発生することにより、制作スケジュール全体に影響が出る可能性があります。

適切な校正結果のとりまとめ方法について迷う場合は、対応方法などをご提案いたしますのでフィンテックスにご相談ください。

校正結果のフィードバック方法

フィンテックスが主に利用し、おすすめするフィードバック方法は、「PDFコメント機能を用いたフィードバック」です。
Microsoft Office系・Adobe系のツールを使用して作成した原稿をPDF化し、コメント機能を用いてPDFに修正指摘をいれていただく方法です（フィンテックスは、コメントの追加に無料ツールの「Acrobat Reader」を使用しています）。

PDFコメント機能の使用を避けたい場合や、インターネット上で原稿を作成（クラウドなど）しPDF化ができない場合は、Excelに修正指摘を記入し、必要に応じて対象画像を添付していただく「Excelでフィードバックの一覧表」を作成する方法もあります。

その他、お客様のご要望に応じたフィードバック方法に対応できますので、フィンテックスにご相談ください。

まとめ

フィンテックスへご依頼いただいた場合の、基本的なマニュアル校正の流れと作業内容のイメージをご紹介しました。

ここでは「初校・二校・念校」の3段階に分けた校正をご紹介しましたが、ご希望納期までの期間や、マニュアル作成に伴うコンサルティングなどのご要望に応じて、校正回数の調整もご相談が可能です。
また、複数担当者による校正結果のとりまとめなど、校正で混乱しやすい部分に関しても適切な提案をいたしますので、ぜひフィンテックスにご相談ください。

フィンテックスでは、35年以上の実績・経験により、多種多様なマニュアル作成のニーズにお応えします。
マニュアル作成にお悩みの方は、ぜひフィンテックスにご相談ください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。
月刊エコノミスト・ビジネスクロニクルで取材していただきました。ぜひご覧ください。
https://business-chronicle.com/person/fintecs.php