業務マニュアルを作りながら目指す、業務の体系化とは

業務の効率化や組織全体の成長に欠かせない「業務の体系化」。この記事では、業務の体系化がどのような効果を持つのか、また、業務マニュアルを作成することでどのように体系化が進むのかをわかりやすく解説します。さらに、業務プロセスを整理し、標準化を目指す上で業務マニュアルが果たす役割についても解説します。

目次
業務の体系化とは？
業務マニュアル作成と体系化の関係
体系化を利用した業務マニュアル作成のポイント
体系化を利用した業務マニュアル作成のメリット
まとめ

業務の体系化とは？

「業務の体系化」といっても、具体的には何をすればいいのでしょうか。また、「業務の体系化」を行うことで、どのような効果が表れるのでしょうか。まずは、体系化の意味とその目的についてみていきましょう。

体系化の基本的な意味と目的

「体系化」とは、バラバラになっている知識や情報などを整理し、順序や規則に応じてまとめることです。「業務の体系化」では、各工程での作業手順を整理し、社員が持っている知識をまとめます。業務を体系化することで、組織全体で品質基準が均一化され、業務全体の効率アップを目指すことができます。

「業務の標準化」と体系化の関係

「業務の標準化」とは、業務上の手順や規格、評価方法などを統一・共有し、誰でも一定の品質で成果を上げられるようにすることをいいます。

体系化と標準化は密接な関係にあります。業務の体系化が進むことで、特定の手順や手法が全社的に共有され、標準化が促進されます。これにより、個々の業務が一貫した基準に基づいて進行し、業務プロセス全体がスムーズに流れるようになります。

業務の効率化を図るための第一歩

業務の体系化と標準化により手順や規格が整理・統一されると、ミスやトラブルを減らすことができるため、業務の効率化につながります。さらに、効率化が進めば業務の進捗や全体の生産性が向上します。業務の体系化は、業務の効率アップを目指す上での第一歩であるといえます。

業務マニュアル作成と体系化の関係

「業務の体系化」は、マニュアル作成時にも役立ちます。あらかじめ業務手順や基準を順序だてて整理しておくことで、スムーズに業務マニュアルを作成することができます。また、体系化した結果を業務マニュアルとして明文化することで問題点もわかりやすくなり、業務の改善にもつながります。

ここからは、業務マニュアルと業務の体系化の関係を詳しく見ていきましょう。

業務マニュアル作成で、体系化が役立つ理由

業務マニュアルを作成するには、業務の手法や手順、ルール、基準などが明確に決められている必要があります。

担当者によって手法や手順などが異なる場合は、あらかじめ「体系化」によって情報を整理しておくと、情報にバラつきがない正確なマニュアルを作成することができます。

また、「体系化」によって明確になった基準をマニュアルで共有すれば、社内でその基準が「標準化」していくので、一定の品質で成果を出すことができるようになります。

業務の可視化によるメリット

マニュアルを作成すると、業務内容が明文化され、業務の可視化が進みます。可視化された業務は、課題や問題点の発見がしやすくなり、改善点を明確にする助けとなります。これにより、組織全体での業務の知識共有が可能になり、誰もが同じ理解を持って業務に取り組めるようになります。

一貫性を保つための記録方法

せっかく体系化で情報を整理しても、結果の記録方法にバラつきがあると、その成果を正確に記録できません。体系化の結果を一貫した形で正確に残すために、「業務マニュアル」の作成は非常に有効です。

標準化したフォーマットを用いて、決まったルールに即してマニュアルを作成すると、体系化した結果を一貫した形で記録・共有することができます。また、必要に応じて図やフローを用いることで、誰にでもわかりやすい形で表現することができて効果的です。

体系化を利用した業務マニュアル作成のポイント

ここでは、業務マニュアルを作成する際に役立つ、具体的な方法についてご紹介します。

情報を整理して見やすくするコツ

業務マニュアルの構成を考える際に、体系化した結果に即して情報を整理し、構成するといいでしょう。たとえば、以下をポイントにマニュアルを構成すると、ユーザーが必要な情報にアクセスしやすくなります。

• 業務順に沿って項目（見出し）を並べる
• 業務項目ごとに見出しをつけて段落を整理する
• 目次や索引を作成して、情報へのアクセスを容易にする

業務フローをわかりやすく見える化する

体系化を進める際に、業務フロー図やフローチャートの形で業務の流れを見える化しておくことをおすすめします。見える化しておくと業務の全体像が把握できるようになり、業務改善・効率化にも役立ちます。また、業務マニュアルに業務フロー図を掲載することで、ユーザーは業務全体の流れや複雑な手順を一目で理解することができます。

抜け漏れを防ぐためのチェックリスト作成

せっかく体系化を利用してマニュアルを作成しても、記載項目の抜けや漏れがあっては業務の現場で役立ちません。体系化の結果に基づいたチェックリストを作成して、必要な項目がすべて記載されているか確認しましょう。さらに、実際に業務を担当している社員にもチェックしてもらい、実用的なマニュアルを目指しましょう。

体系化を利用した業務マニュアル作成のメリット

業務の体系化は、業務マニュアル作成にも役立ちます。体系化を活用した業務マニュアル整備によって、どのような効果が得られるのか、みていきましょう。

属人化の防止とスムーズな引き継ぎ

業務を体系化し、業務マニュアルによってその内容を共有化することで、属人化を防ぐ効果があります。誰が担当しても同じ品質で業務が行えるため、引き継ぎがスムーズに進み、業務の停滞を防ぐことができるのです。属人化のリスクが減ることで、組織全体の安定性が向上し、業務の継続性が確保され、業務効率も向上します。

組織全体の情報共有の円滑化

業務が体系化されることで、組織全体での情報共有が円滑に進むようになります。その情報をマニュアルで明文化することで、誰もが同じ理解を持って業務に取り組めます。これにより、各部署間での連携が強化され、新しい情報の共有や共同プロジェクトの進行などもスムーズに行われることが期待できます。

新人教育の効率化と業務理解の促進

体系化された業務マニュアルは、新人教育の際にも大きな効果を発揮します。明確な業務マニュアルがあれば、新入社員が短期間で業務内容を理解しやすくなり、業務に早く慣れることができます。新入社員がマニュアルを通して自己学習を進めることができれば、新人教育の担当者の負担軽減にもなります。

まとめ

業務の体系化を図りながら業務マニュアルを整備することは、企業にとって多くのメリットをもたらします。体系化された業務は効率的に運営され、組織全体での情報共有も円滑に行えるようになります。また、業務マニュアルを使用することで業務の標準化が進み、属人化が防止されます。さらに、新人教育もスムーズに行えるため、組織の成長と安定を支える基盤が整います。

フィンテックスでは、業務の体系化を含めた業務マニュアル作成をサポートしており、マニュアル作成を通じて組織の成長を支援しています。業務の体系化に興味がある方は、ぜひ当社までお問い合わせください。業務マニュアルを通じて、生産性向上に繋がるお手伝いをさせていただきます。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。