テンプレートを活用した手順書作成とは

手順書とは、特定の作業やプロセスを実行するための手順を詳細に記載したものです。記載通りに行えば、どの作業者が実行しても同じ結果が得られます。

しかし、どのように作成し、どんなことを記載すれば、作業者が一貫性を持って実行できるのでしょうか。手順書を作成することに苦戦している人も多いのではないでしょうか。
できるだけ手間をかけずに簡単に、わかりやすい手順書を作成したいときに役立つのが、手順書用のテンプレートです。

そこで、今回は手順書を作成する方法とテンプレートの活用についてご紹介します。最後までお読みいただき、手順書作成の参考にしてください。

目次
手順書の作成について
手順書のテンプレートについて
手順書作成でよくある失敗
手順書作成を外部委託する選択肢
スムーズな手順書作成を行うために

手順書の作成について

手順書とは、一体どのように作成するのでしょうか。誰が読んでもわかりやすく、そして簡潔に記載しておきたいものです。まずは、手順書の作成ポイントを紹介します。

手順書の重要性

業務の概要や目的も含めて、業務の全体像をまとめる業務マニュアルとは異なり、手順書には業務の手順を細かく具体的に記載します。そのため、手順書を作成しておくと、それを読めば誰もが同じ品質を保ちながら作業することができるので、ほかの人に業務を引き継ぐときに便利です。

手順書作成のフロー

1. 必要な情報の洗い出しと目次構成の検討
   手順書に必要な情報を洗い出します。手順化する業務を洗い出したうえで、その種別や時系列に応じて目次構成を整理します。
2. 記載項目の検討
   手順書に必要な記載項目を決定します。手順書にどんな情報を記載するのか、記載項目を決めておくことで、手順書のフォーマットを決めやすくなります。
3. 手順書の作成
   基本フォーマットを準備したうえで、各項目や手順を記載します。図やイラストを挿入したり、手順やポイントを色分けしたりすると見やすくなります。
4. 校閲・仮運用
   内容が完成したら校閲・仮運用して、そこで起きた疑問や追加情報があれば、修正・改善するようにします。
5. 正式運用
   業務内容は日々変化するため、適宜見直しをすることも大切です。見直す期間を決めて、最新の情報を保つようにしましょう。

手順書の記載項目

手順書に必要な記載項目は、以下の通りです。

• 作業名と目的、対象者
  導入部分に基本事項を記載しておくことで、読みやすくなります。
• 作業に必要なもの
  リストアップしておくことで、これから行う作業がスムーズに進みます。
• 手順や動作のポイント
  業務の手順を記載するだけでなく、動作のポイントまで記載しておくことで、よりわかりやすくなります。
• 手順を行った結果の基準
  基準を明記することで、手順を行ったあとの確認ができます。
• 注意事項
  注意事項をまとめておくことで、ミス防止にも繋がります。

手順書を作成する際の注意点

誰が読んでもわかりやすくしておくためには、読み手のことを考えながら作成し、誰もが理解できる単語を使うようにしましょう。表や図、イラストを入れると、さらにわかりやすくなります。専門用語ばかり使うのはNGです。また、作成した手順書を社内で回覧して客観的に読んでもらい、フィードバックを受けることで、わかりにくい部分があった場合も改善することができます。

手順書のテンプレートについて

手順書を一から作成するには時間も手間もかかるので、テンプレートを積極的に活用しましょう。

手順書作成にテンプレートが便利な理由

手順書は、記載項目が明確に決まっていてパターン化しやすいという特徴があります。そのため、テンプレートに沿って情報を書き換えたり、レイアウトを整えたりするだけなので、一から作成するより早く仕上げることができます。

テンプレートの利用方法と活用例

テンプレートを提供しているサイトがあります。

• 「SILAND.JP」では、Wordでマニュアルを作成するためのテンプレートを配布しています。
• 「bizroute」では、Excelで手順を作成するためのテンプレートを配布しています。
• 「bizocean」では、Word・Excelに加え、PowerPointでも使用できるテンプレートが揃っています。

手順書を作成するにあたって、使いやすいテンプレートを探してみましょう。

テンプレートを使用するメリット

テンプレートを使用すると、作業時間の短縮や必要事項の漏れなどを防止することができます。また、複数の手順書を作成する場合、統一感を出すこともできます。

テンプレートを使用するデメリット

記載したい項目がなかったり、デザインが好みに合わなかったりと、作成したい手順書にぴったりのテンプレートが手に入らないこともあります。作成しにくいと感じる場合には、複数のテンプレートを用意したり、テンプレートを自分なりにカスタマイズしたりしながら、活用するようにしましょう。

手順書作成でよくある失敗

せっかく作成した手順書にもかかわらず、わかりにくかったりすると運用してもらえない場合があります。失敗事例も紹介しますので、気に留めておきましょう。

失敗の原因と事例

手順書が完成しても、わかりづらく使いにくい手順書になってしまうことがあります。読み手のことを考えて作成しないと、作業の手順が誤っている、文字だけの説明で読みづらい、難しい専門用語ばかりが使われている、などの失敗が起こります。

手順書の1番大事な部分である、手順が合っていない、作業内容が曖昧な表現で記載されているという失敗も考えられるので、上記の「フロー」と「記載項目」は何度も確認して、抜けのないようにしましょう。

リスクの特定と管理方法

最初に決めた、「フロー」と「記載項目」に沿って進められているか、適宜確認しながら行うことで、失敗のリスクを防ぐことができます。また、1人ですべて抱えるのではなく、手順書作成のプロジェクトチームを組む、上司とすり合わせながら進めるなど、複数人で管理することで失敗を防ぐことができます。

失敗やリスク回避のための手法

手順書が完成したら、運用前にその手順に詳しいほかの担当者にレビューしてもらい、客観的な意見を取り入れてください。不明点や改善点を洗い出し、修正を検討しましょう。

手順書作成を外部委託する選択肢

手順書作成の進め方や注意点、テンプレートのメリット・デメリットなどを紹介してきましたが、外部の専門会社に委託することで高品質な手順書を作成することができます。

手順書作成を外注するメリット

外部に作成を委託することで社員の工数を削減し、残業代等の人件費を抑えることができます。また、外注するとプロが手順書を作成してくれるので、より高品質な手順書を手に入れることができます。どの作業者にとっても使いやすく、わかりやすい手順書ができ上がれば、業務の品質を落とさずに、スムーズに業務を引き継ぐことができます。

外注の選び方とポイント

まずは、外注先の実績を調べましょう。得意とする業界や専門領域、類似の手順書の作成実績などがポイントとなってきます。さらに、配布形態（紙、電子データ、Webなど）やスケジュール感、ミーティングの頻度など、記載内容以外の部分でどこまで対応してくれるのか調べましょう。

外注費用の見積と交渉のポイント

複数の外注先からの見積を取得し、比較検討します。価格だけでなく、取材・打合せの回数や修正対応の回数など、見積の作業範囲も確認しておきましょう。長期契約や複数案件の依頼を検討している場合は、柔軟な対応をしてくれるかどうかも検討項目にしましょう。また、支払いタイミングや条件も明確にすることで、双方のリスクを軽減することができます。

外注に依頼する際の注意点

まずは、手順の目的を明確にし、期待する成果を正しく外注先に依頼してください。その上でキックオフミーティングや取材・打合せを設定し、手順書の内容について伝えましょう。また、会社の大切なデータを共有することになりますので、機密保持契約（NDA）を締結してください。ほかにも、作業範囲、納期、報酬、成果物の品質基準などを明確にした契約書を結んでおくと万が一のトラブルに備えることができます。

外注作業の進行管理とチェック方法

定期的なミーティングを設定することはとても大事です。手順書に含めるべき項目や内容、必要な図やイラスト、関連資料などを外注先と共有し、ミーティングで進捗状況を確認してください。外注先からの質問やフィードバックには迅速に対応し、双方がスムーズに作業できるようにしましょう。

スムーズな手順書作成を行うために

手順書の作成方法について紹介してきました。たくさんの時間をかけて作成したとしても、作業者にとってわかりづらく、記載通りに実行してもこれまでと同じ結果が得られない手順書になってしまうこともあります。外部のマニュアル作成専門の会社に委託して高品質な手順書を手に入れておくことで、手順書作成を担当する側にとっても、それを読んで作業を実行する側にとっても、業務の効率化を実現できます。

400社以上のマニュアル作成に携わってきたフィンテックスなら、手順書も安心して依頼することができます。手順書作成についてお悩みの方は、ぜひフィンテックスへご相談ください。

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。