今日から始める！ノートを使った自分用仕事マニュアルの作り方

仕事の効率を上げたい、ミスを減らしたい、日々の業務をもっとスムーズに進めたい。そんな思いを抱えている方におすすめなのが、「自分用の仕事マニュアル」を作成することです。ノートで作成すると、手軽に始めやすく、自由度が高いのが特徴です。

この記事では、ノートを使った自分用仕事マニュアルの作り方をわかりやすく解説します。主なメリットから具体的な作成ステップ、使いこなすためのポイントまで網羅しています。これを機に、自分用のマニュアル作成にチャレンジしてみてください！

目次
自分用仕事マニュアルを作るメリット
ノートを使ったマニュアル作成の準備
仕事マニュアル作成の具体的な手順
自分用仕事マニュアルを使いこなすポイント
まとめ

自分用仕事マニュアルを作るメリット

自分用の仕事マニュアルを作成することの主なメリットをご紹介します。

仕事の効率化に繋がる

自分用のマニュアルを作成することで、他の人に質問していた手順やよく使う情報を、すぐに確認できるようになります。迷いや手戻りが減るため、作業効率が向上します。また、日常的な業務のルーティン化が進み、新しいタスクにも余裕を持って取り組めるようになります。

ミスを防ぐための自己管理ツールになる

たとえば、忘れやすい確認事項を手順の補足情報として書き加えておくことで、作業中のうっかりミスを未然に防ぐことができます。
チェックリスト形式を取り入れれば、確認漏れをなくすのに効果的です。
また、自分がミスした箇所に「ポイント」として要注意事項を記載することで、注意して取り組みミスを防ぐことなどもできます。

自分でカスタマイズできる

自分用のマニュアルは、よく行う業務やミスしやすい業務など、必要なことに絞って作成できるため、自分にとって読みやすく役に立つマニュアルになります。
また、ノートで作成すれば自分の好きなデザインやサイズ、形式を選べるため、使いやすさを追求できます。

ノートを使ったマニュアル作成の準備

ノートを使ったマニュアルを作成するためには、準備段階が重要です。以下で、ノート選びや記載内容の洗い出し、テンプレートの用意といった準備について解説します。

使用するノート選び

まずは、自分の仕事におけるマニュアルの使い方に合ったノートを選びます。下表を参考に、使うシーンをイメージして選びましょう。

項目	選び方、おすすめ
サイズ	持ち運びするか、印刷した資料などを貼るか、などによって選ぶ。
ページ数	1冊で内容を記載できるページ数かどうかで選ぶ。
罫線	揃えるところとそうでないところを使い分けやすい方眼がおすすめ。
製本	ページを自由に追加・削除・入替できる、リングノートやルーズリーフ形式がおすすめ。

記載内容の洗い出し

ノートに書き始める前に、どのような内容を記載するかをリストアップします。業務手順、重要なルール、トラブルシューティングなど、自分にとって必要な情報を明確にすることで、実際に書く作業を効率化します。

テンプレートの用意

ノートに記載する際、あらかじめテンプレートを用意しておくと便利です。たとえば、「項目名」「手順」「注意点」「チェック欄」などの見出しを設定することで、内容を整理しやすくなります。
テンプレートは、シンプルな手書き形式でもよいですし、必要に応じて印刷したものを貼り付ける方法もおすすめです。

仕事マニュアル作成の具体的な手順

ノートを活用した仕事マニュアルを作成する際には、手順やルールを整理し、見やすく使いやすい構成にすることが大切です。以下では、具体的な手順と工夫を解説します。

Step1：セクションごとに業務を整理する

仕事マニュアルは、業務をセクションごとに分けて記載するのがおすすめです。
たとえば、「日常業務」「トラブル対応」「特別業務」といったテーマごとにページを割り当てることで、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。

各ページの上部にはタイトルを記載し、何について記載しているのかぱっとわかるようにしましょう。

Step2：業務の手順やルールを記載する

用意したテンプレートに沿って、業務の手順やルールを簡潔にわかりやすく記載しましょう。
「1つの文章には1つの情報だけ書く」ことを意識し、箇条書きを取り入れるとよりわかりやすくなります。また、作業中の注意点やコツも加えることで、実用性が向上します。

詳細な情報については、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」の5W1Hを意識します。

あとで気づいたことを書き足したり工夫を加えたりできるように、1ページに詰め込み過ぎず、余白をとっておくとよいでしょう。

Step3：チェックリストを加える

工程が多い業務などにはチェックリストを加えることで、進捗状況の管理がしやすくなります。
項目ごとにチェックボックスを設け、完了した項目にチェックを入れる仕組みを作ると、作業漏れを防ぐことができます。
確認作業を見える化することで、ミス防止や効率的な業務遂行が可能になります。

Step4：図解やイラストを加える

複雑な手順や内容を補足するために、図解やイラストを取り入れるのも効果的です。
フローチャートで手順を図示したり、具体的な作業のイメージをイラストで表現したりすることで、より直感的に理解できるようになります。
自分で図示したりイラストを描いたりするのが難しい場合は、印刷したものを貼ってもよいでしょう。

自分用仕事マニュアルを使いこなすポイント

せっかく自分用の仕事マニュアルを作成しても、使わなければ意味がありません。以下では、マニュアルを効果的に使いこなすためのポイントを解説します。

Point1：定期的な見直しと更新

業務内容や手順は時間とともに変化します。そのため、自分用のマニュアルも定期的に見直し、最新の情報に更新することが大切です。更新スケジュールを決めておくと、情報の陳腐化を防ぎ、常に実用性の高いマニュアルを維持できます。

Point2：より使いやすい形式への工夫

マニュアルを使いやすくするためには、形式や構成にも工夫が必要です。
たとえば、よく使うページにインデックスを付けたり、カラーペンや付箋を活用して重要な情報を目立たせたりすることで、見やすくなります。ただし、色を使いすぎると重要な情報が埋もれてしまうので、3色程度に抑えておきましょう。

Point3：実践を通じた改善とカスタマイズ

実際にマニュアルを使う中で、不便に感じる点や改善したい箇所が見つかることがあります。そうした気づきをもとに、マニュアルをカスタマイズしていきましょう。
小さな改善を重ねることで、より使いやすく、業務効率を高めるツールとして活用できます。

Point4：デジタルツールとの併用

必要に応じてデジタルツールを併用することで、さらなる利便性を得られます。特に、検索機能を活用したい場合や、画像やリンクを参照させたい場合には、デジタルツールが便利です。
自分用マニュアルを共有することになった場合でも、クラウド上で共有することで、効率的な管理が可能になります。

まとめ

自分用の仕事マニュアルの作成は、長期的に見ても業務効率化に繋がる以下のような効果があります。

• 自身の業務を平準化しておくことで、いつも均一なスピード・品質で業務が行える。
• 自身の業務内容を見える化することで、周りの社員との情報共有や説明がスムーズになる。
• 会社としてマニュアルを作成することになったときや、他の人に仕事を引き継ぐときの資料になる。
• 作成と更新を繰り返すことで、自分の業務内容を体系的に把握できるようになる。
• 業務内容を体系的に理解することで、仕事の質を継続的に向上させられる。

マニュアル作成は、特別なツールがなくてもすぐに始められます。まずはノートとペンを用意し、簡単な箇条書きやチェックリストを作成してみましょう。あまり完璧を目指しすぎず、小さなステップから始めることがポイントです。

フィンテックスでは、各種マニュアル作成を代行しているほか、マニュアルコンサルティングとして、マニュアルに関して企業が抱えるさまざまな課題を解決するお手伝いをしています。
個人的な仕事マニュアルにとどまらず、部署内・社内でのマニュアル整備をお考えの方は、ぜひフィンテックスへご相談ください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。