わかりやすいマニュアルを書くための文章作成ガイド

マニュアルを作成してみたけれど、なんだか文章が読みづらい、という方もいるのではないでしょうか。

理解しやすいマニュアルを作成するためには、読みやすい文章を書くことが大切です。この記事では、マニュアル作成時に役立つ基本的な文章作成の基本や、読みやすさを向上させるための工夫について解説します。

目次
マニュアル作成における文章の基本
文章の構成と流れ
読みやすさを向上させるテクニック
効率的な校正のポイント
まとめ

マニュアル作成における文章の基本

まずは、マニュアル作成における文章の基本を確認しましょう。

「一文一意」のわかりやすい文章を書く

一文に、複数の情報を詰め込みすぎていませんか？一つの文に一つのメッセージを込める、「一文一意」の原則を守りましょう。長い文章や複雑な構造を避け、短く簡潔に情報を伝えることで、ユーザーはマニュアルの内容を理解しやすくなります。

ユーザーを意識した書き方を心がける

マニュアルを書く際には、対象ユーザーに応じた書き方を意識することが大切です。

ユーザーのリテラシーや年齢、業務やサービスへの理解度によって、文体や用語を工夫しましょう。初心者向けには、専門用語を避けて平易な表現を使い、逆に専門知識がある読者向けには具体的な内容を盛り込むことで、理解度が高まります。

用語・表記・表現を統一する

マニュアル全体で使われる用語や漢字とひらがなの使い分け、送り仮名、全角・半角の表記を統一しましょう。

用語や表記を統一することで、ユーザーがマニュアルの内容を理解しやすくなります。それにより、製品マニュアルでは、製品・サービスや提供企業への信頼感アップに繋がりますし、業務マニュアルでは、作業効率アップやミスの防止に役立ちます。

また、略称を使用する際は、初めに完全な形で表記し、以降は略称で統一して使用すると、読みやすくなります。

文章の構成と流れ

マニュアル作成においては、文章の内容だけでなく、全体の構成や情報の流れが重要です。ここでは、ユーザーが必要な情報に素早くアクセスできるような構成や情報の整理方法について解説します。

ユーザーが探しやすい構成を意識する

見出しをつけたり、目的別に項目を仕分けしたりして、情報をすぐに探し出せるような構成にしましょう。さらに、ユーザーの動作・操作の順番通りに目次項目を並べると、より検索しやすいマニュアルになります。

段落ごとの情報の整理方法

ひとつの段落内に複数の情報が混在すると、何についての説明なのかが途中で不明になり、ユーザーは混乱してしまいます。段落ごとに情報を整理しましょう。

各段落にひとつのテーマを設け、順序立てて内容を展開することで、ユーザーは内容を論理的に追いやすくなります。一段落の文章が多くなってしまう場合は、「ワンポイント」「重要」などの項目を使って、注目してほしい情報を抜き出すのもおすすめです。読みやすくなりますし、検索性も上がります。

見出しと箇条書きの効果的な使い方

見出しや箇条書きを使って、マニュアルを視覚的にわかりやすくしましょう。

ユーザーが内容を推測しやすい見出しをつけると、目的の情報が検索しやすくなります。また、箇条書きを活用することで、複雑な手順や情報を整理してユーザーに伝えることができます。

おすすめのマニュアル構成とは（目的別）

マニュアル構成をユーザーの目的ごとにまとめると、実用性がアップするのでおすすめです。たとえば、「操作方法」「トラブルシューティング」「メンテナンス」などの目的別に章立て・項目分けすることで、ユーザーは自身の目的に応じた情報にすぐアクセスできます。

読みやすさを向上させるテクニック

ここまで、基本的な文章作成と構成について解説してきました。マニュアルの読みやすさをさらに向上させるためには、文章の長さや構造、適切な表現技法を活用することが重要です。ここからは、読みやすく効果的な文章作成のテクニックをご紹介します。

長すぎない文章の作り方

文章が長すぎると、ユーザーは途中で集中力を失い、内容を理解するのが難しくなります。マニュアルでは、なるべく短く簡潔に情報を伝えましょう。「一文一意」に気をつけるのはもちろん、できるだけ接続詞を多用せずに、文章を短くする意識も大切です。

適切な句読点の使い方

文章の中で適切に句読点を入れると、文章のリズムが整い、ユーザーが内容をスムーズに理解する手助けになります。逆に、句読点が少なすぎると内容がわかりづらくなり、多すぎると文章のリズムが崩れて読みづらくなります。書いた文章を読み返して、すらすらと読むことができるか確認しましょう。

修飾語と被修飾語の関係は

修飾語（他の文節を詳しく説明する文節）と被修飾語（修飾語によって詳しく説明される文節）の関係が曖昧だと、文章の意味が伝わりにくくなります。修飾語を、できるだけ被修飾語の近くに配置することで、何を修飾しているのかが明確になります。

文字で解説しづらいものは図解を頼る

どんなに文章を読みやすくしても、複雑な操作手順や業務の流れ、物事の相関関係など、文章だけで伝えるのは難しい場合もあります。そんなときは、図解やイラストを活用しましょう。図や表などの視覚的な要素を入れることで、ユーザーが読みやすく、手に取りやすいマニュアルになります。

効率的な校正のポイント

読みやすい文章の作成には、校正が不可欠です。効率的に校正を行うためのポイントを押さえ、わかりやすいマニュアルにブラッシュアップしていきましょう。

校正時にチェックすべき基本項目

まずは誤字・脱字や、文法の誤りをチェックします。特にマニュアルでは、些細な誤字・脱字でも大きな混乱を招くことがあります。以下の項目をチェックしてみましょう。

• 誤字脱字　　：一文字でも間違えると、意味が変わってしまうことがあります。
• 文法の誤り　：正しい文法が使われているか、特に複雑な文章ほど注意しましょう。
• 表記の統一　：漢字・ひらがなの使い分けや、全角・半角のルールを統一することで、読みやすさが向上します。略語の表記もブレがないか確認しましょう。
• 数値や設定値：製品の仕様に関する数値（例：耐荷重、温度設定）や、システム上の設定値などに誤りがないかを確認しましょう。特に、重要な手順に関連する数値やデータは、再確認が必要です。

第三者に読んでもらう

校正を行うときは、第三者にも読んでもらいましょう。ひとりでは気づかないミスや曖昧な表現も、第三者の視点で見つけられることがあるため、校正の精度が高まります。

また、実際にマニュアル運用を開始したあとでも、第三者によるフィードバックを取り入れることで、ユーザー目線での改善点が明確になり、マニュアル全体の質を向上させることができます。

まとめ

わかりやすいマニュアルを作成するためには、ユーザーが読みやすい文章表現、構成を工夫することが大切です。一文一意を意識し、段落ごとの情報整理をすると、ユーザーにとってわかりやすく利用しやすいマニュアルが完成します。

フィンテックスでは、文章作成から校正までマニュアル作成のすべてのプロセスをサポートしています。さらに、「USER CENTERED MANUAL」の理念のもと、本当に役に立つ、ユーザーのためのわかりやすいマニュアルをご提供します。

マニュアル作成にお悩みの方は、フィンテックスへぜひお気軽にお問い合わせください。

つい読んでしまうマニュアル作成のリーディングカンパニー、株式会社フィンテックス

監修者

中丸 貴仁

企画営業部 営業本部長 / 経営学修士（MBA）

＜略歴＞

フィンテックスにて、マニュアル作成に関する様々な顧客課題解決に従事。 金融系からエンターテインメント系まで様々な経験から幅広い業務知識を得て、「分かりやすいマニュアル」のあるべき姿を提示。500社以上のマニュアル作成に携わる。また、複数の大企業でマニュアル作成プロジェクトの外部マネージャーを兼務している。 趣味は茶道。